Beskrivelse
De aanbestedende dienst wenst een opdrachtnemer te contracteren die gedurende de gebruiks- en huurperiode van de tijdelijke onderwijshuisvesting zorgt voor een effectieve samenwerking, proactieve dienstverlening en een adequate ondersteuning van de gemeente en de gebruikers van de huisvesting. De aanbestedende dienst hecht daarbij waarde aan: een heldere en overzichtelijke beheer- en communicatiestructuur; vaste aanspreekpunten en korte communicatielijnen; snelle en adequate afhandeling van vragen, meldingen en incidenten; transparantie over voortgang, gemaakte afspraken en opvolging; een proactieve dienstverlening gericht op continuïteit van het onderwijsproces; minimale belasting van de gemeentelijke organisatie gedurende de looptijd van de overeenkomst. Inschrijver beschrijft op welke wijze hij gedurende de gebruiks- en huurperiode zorgdraagt voor een effectieve samenwerking, beheerorganisatie en dienstverlening richting de gemeente, de school en overige betrokken partijen middels een plan van aanpak in te dienen bij de inschrijving. Het plan van aanpak dient ten minste in te gaan op de volgende punten: Ga daarbij ten minste in op: de inrichting van de beheerorganisatie, inclusief het benoemen van minimaal één vast aanspreekpunt voor de gemeente; de wijze waarop overleg, communicatie en afstemming plaatsvinden met de gemeente, school, gebruikers en overige betrokken partijen gedurende de huurperiode; de wijze waarop vragen, meldingen, storingen, klachten, wijzigingen en incidenten worden geregistreerd, bewaakt en afgehandeld; de wijze waarop de voortgang van meldingen, gemaakte afspraken en eventuele afwijkingen inzichtelijk worden gemaakt voor de gemeente; de wijze waarop de dienstverlening bijdraagt aan een ongestoord gebruik van de tijdelijke onderwijshuisvesting gedurende de huurperiode. De inschrijver omschrijft de samenwerking, het beheer en de dienstverlening in maximaal drie (3) pagina's A4-formaat, inclusief eventuele bijlagen en exclusief voorblad. Informatie boven het maximumaantal pagina’s wordt niet betrokken bij de beoordeling.
Evalueringsmetode
De beoordeling vindt plaats op basis van de volgende aspecten: De inrichting van de beheerorganisatie en de toegankelijkheid van de aanspreekpunten. De kwaliteit en uitvoerbaarheid van de overleg-, communicatie- en afstemmingsstructuur gedurende de huurperiode. De wijze waarop vragen, storingen, wijzigingen, meldingen, klachten en incidenten worden beheerst en afgehandeld. De mate waarin voortgang, afspraken en afwijkingen transparant worden gerapporteerd. De mate waarin de voorgestelde dienstverlening bijdraagt aan de ontzorging van de gemeente en een ongestoord gebruik van de tijdelijke onderwijshuisvesting.