Gravplassetaten (heretter kalt GPE) står i en endringsprosess og dagens behov er ikke nødvendigvis morgendagens. Det er derfor viktig at et fagsystem ikke utvikles rundt en organisasjon. GPE ønsker et verktøy der tilgangsstyring for grupper og individer kan justeres etter behov.
Gravferd er et snevert fagfelt som det kan være vanskelig å relatere seg til. Men vårt behov er ikke så veldig spesielt og kan sammenlignes med å booke en flyreise. Primærbehovet fra familie til familie er likt; men reisedestinasjon, klasse, diett og behov for spesialbagasje er forskjellig. Hos oss kan den avdøde personen ankomme GPE kremert eller i en kiste, det finnes ulike gravformer, er det ønsket å spre asken eller skal urnen sendes til utlandet? Det handler om en død person som skal finne sin siste hvile. Fagsystemet løser behov rundt database, logistikk, kommunikasjon og styring av prosesser i etaten.Hovedtrekkene i prosedyrenKonkurransen gjennomføres i henhold til lov av 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 12. august 2016 nr. 974 (FOA) del I og III, samt de bestemmelser som følger av dette kvalifikasjons- og konkurransegrunnlaget.
Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling etter FOA § 13-1 (2), jf. § 13-2.
Prosedyren består av to trinn. Det første trinnet innebærer at alle interesserte leverandører kan sende en forespørsel om å delta i konkurransen. I trinn to inviteres kvalifiserte leverandørene til å levere tilbud.