Nærværende udbud vedrører en kontrakt om overtagelse, drift, service, support, reparation, vedligeholdelse og – efter behov – udskiftning af ladebokse i Udviklingsselskabet By & Havn I/S’ (”By & Havn”) parkeringsanlæg (”Kontrakten”). Kontrakten omfatter ikke indkøb, projektering, etablering eller installation af nye ladepunkter/ladebokse, bortset fra udskiftning af defekte eller udtjente ladebokse og tilslutning/integration af sådanne erstatningsladebokse som led i driften. For en nærmere præcisering af opgaven henvises til Kontrakten med bilag, herunder kravspecifikationen (bilag 1).
Leverandøren skal fra den 1. december 2026 begynde udrulningen af sin operatørplatform, herunder gennemføre de nødvendige forberedelser til, at By & Havns eksisterende ladebokse kan overgå i sin helhed til leverandørens platform og driftsmiljø pr. 1. januar 2027.
Perioden fra den 1. december 2026 til og med den 31. december 2026 er en overgangs- og implementeringsperiode, hvor leverandøren ikke skal drifte, servicere, vedligeholde eller reparere selve ladeboksene, idet disse ydelser fortsat håndteres af By & Havns eksisterende leverandør, Spirii, til og med den 31. december 2026.
Leverandøren overtager den fulde drifts-, service-, support-, vedligeholdelses- og reparationsforpligtelse for By & Havns eksisterende ladebokse fra den 1. januar 2027.
By & Havn kan derudover i kontraktperioden anmode leverandøren om at overtage driften af nye ladebokse, som By & Havn får etableret af tredjemand i henhold til vilkårene i Kontrakten og bilagene hertil. Leverandøren er ansvarlig for driften fra det tidspunkt, hvor ladeboksene skriftligt er overtaget til drift under Kontrakten.
Kontrakten træder i kraft ved underskrift og løber frem til og med den 31. december 2029, medmindre Kontrakten forlænges. By & Havn kan forlænge Kontrakten to (2) gange i op til 24 måneder ad gangen på uændrede vilkår.
Kontrakten har en anslået værdi for hele perioden, inkl. optioner, på samlet DKK 20 mio. ekskl. moms. Den anslåede kontraktværdi er opgjort som den samlede forventede betaling til leverandøren i kontraktperioden på samlet 7 år, ekskl. moms, men inkl. de faste månedlige betalinger for drift og service af ladestanderne, udskiftning af defekte ladebokse, overtagelse af drift af eksisterende ladeinfrastruktur samt omsætningssplit pr. solgt kWh, beregnet på baggrund af By & Havns bedste skøn over det forventede strømforbrug samt øvrige betalinger til leverandøren.Hovedtrekkene i prosedyrenUdbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer). Da den udbudte opgave ikke vedrører en standardløsning, men en løsning, der er tilpasset By & Havns konkrete ønsker og behov, er der hjemmel i udbudslovens § 61, stk. 1, litra a, til at gennemføre udbuddet som et udbud med forhandling.
Alle interesserede økonomiske aktører kan ansøge om at deltage i udbuddet. Det er dog kun ansøgere, som By & Havn prækvalificerer og opfordrer dertil, der kan afgive tilbud.
By & Havn vil prækvalificere op til 4 ansøgere. By & Havn kan alene prækvalificere ansøgere, der opfylder det i udbudsbetingelserne fastsatte egnethedskrav, og som ikke er omfattet af de i udbudsmaterialet angivne udelukkelsesgrunde.
Hvis færre end 4 ansøgere opfylder det fastsatte egnethedskrav og ikke er omfattet af de i udbudsmaterialet angivne udelukkelsesgrunde, vil By & Havn alene prækvalificere disse.
Hvis flere end 4 ansøgere opfylder det fastsatte egnethedskrav og ikke er omfattet af de i udbudsmaterialet angivne udelukkelsesgrunde, udvælger By & Havn de 4 ansøgere, der har de mest relevante referencer, jf. afsnit 6.4.
By & Havn forbeholder sig retten til at tildele på baggrund af det indledende tilbud og forventer også at gøre dette, medmindre tilbuddene eller processen i øvrigt tilsiger, at forhandlinger er nødvendige at gennemføre. By & Havn vil I så fald som udgangspunkt alene afholde én forhandlingsrunde, men forbeholder sig retten til at gennemføre yderligere forhandlingsrunder.
Efter modtagelse og gennemgang af de indledende tilbud beslutter By & Havn, om de vil afholde et individuelt forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver.
By & Havn vil forud for forhandlingsmøderne sende invitation til tilbudsgiver med nærmere oplysninger om mødepraktik, herunder mødetidspunktet.
Tilbudsgiver opfordres til at deltage i forhandlingsmøderne med den relevante nøgleperson og øvrige personer med den fornødne ekspertise.
Tilbudsgiver vil efterfølgende modtage et referat af sit forhandlingsmøde.
Det er som udgangspunkt den enkelte tilbudsgivers tilbud, der er emnet for forhandlingerne, herunder muligheden for at optimere tilbudsgivers tilbud.
Derudover ønsker By & Havn bl.a. at have en dialog om, hvorvidt Kontrakten inkl. bilag kan optimeres, f.eks. om der er forhold, som vurderes at udgøre væsentlige risiko- eller omkostningsfaktorer.
By & Havn kan, på baggrund af drøftelser på forhandlingsmøder, vælge at tilpasse udbudsmaterialet.
Såfremt der foretages ændringer eller tilpasninger i udbudsmaterialet, vil et opdateret udbudsmateriale blive uploadet via Udbudssystemet samtidig med opfordring om at afgive reviderede tilbud.
By & Havn har valgt at udbyde én samlet kontrakt i stedet for at opdele Kontrakten i delkontrakter. By & Havn anser dette som den mest hensigtsmæssige løsning af hensyn til et ensartet serviceniveau og kontraktstyring. Kontrakten med den vindende tilbudsgiver vil blive indgået på de vilkår og betingelser, der fremgår af udkast til Kontrakt med bilag.
Ansøgers/tilbudsgivers omkostninger forbundet med at indgive ansøgning og afgive tilbud er By & Havn uvedkommende. By & Havn yder således ikke vederlag for deltagelse i udbuddet.
Minimumskrav til tilbuddene
Kun tilbud, som tildeles minimum 6 point for henholdsvis det kvalitative underkriterium ”Drift og service” og det kvalitative underkriterium ”Software” er konditionsmæssige.
Det betyder, at tilbud, der ikke opfylder dette minimumskrav, udelukkes fra evalueringen og ikke tages i betragtning, når Kontrakten tildeles.