Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Lillehammer, Øyer og Gausdal kommuner gjennomfører en felles anskaffelse av oppvekstadministrative løsninger for kommunenes tjenester innen barnehage, grunnskole med SFO, pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) og voksenopplæring. Anskaffelsen gjennomføres i samarbeid med kommunenes felles IKT-leverandør IKOMM AS, som bistår med merkantil gjennomføring og prosjektledelse. Oppvekstområdet i de tre kommunene utgjør samlet et omfattende og samfunnskritisk tjenesteområde med betydelig kompleksitet og store krav til effektiv samhandling, informasjonssikkerhet og langsiktig utvikling av løsningene. Kommunene har til sammen om lag 41 000 innbyggere og et oppvekstområde bestående av kommunale og private barnehager, grunnskoler, SFO, PPT-tjenester og voksenopplæring. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling etter forskriftens del III (EØS-kunngjøring) og baseres på SSA-L med tilhørende bilag. Kommunene har valgt en modulær anskaffelsesstrategi for å legge til rette for best mulig kombinasjon av funksjonalitet, kvalitet, brukervennlighet og videreutvikling innen de ulike fagområdene. Anskaffelsen deles derfor inn i følgende delavtaler: * Delavtale 1 – Barnehageadministrasjon * Delavtale 2 – Grunnskole og SFO * Delavtale 3 – PPT * Delavtale 4 – Voksenopplæring Leverandører kan gi tilbud på én, flere eller alle delavtalene. Hver delavtale vil bli evaluert, vurdert og tildelt individuelt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å inngå avtale med én eller flere leverandører. Kommunene ønsker samtidig å sikre en helhetlig og fremtidsrettet løsningsarkitektur på tvers av delavtalene. Integrasjoner, grensesnitt og samhandling mellom løsningene vil derfor være et sentralt tema i konkurransen. Leverandørene skal beskrive hvordan løsningene understøtter samhandling mellom delavtalene, samt integrasjon mot øvrig kommunal systemportefølje og relevante nasjonale felleskomponenter. Det er utarbeidet egne kravdokumenter (Bilag 1) for hver av de 4 delavtalene i tillegg til kravområder som er felles. Kravene vil beskrive funksjonelle, tekniske og integrasjonsmessige behov innen de enkelte fagområdene. Kommunene legger stor vekt på informasjonssikkerhet, personvern og leverandørenes evne til langsiktig videreutvikling av løsningene. Løsningene skal understøtte behandling av sensitive personopplysninger knyttet til barn, elever og brukere av tjenestene, og samtidig legge til rette for effektive og brukervennlige arbeidsprosesser for ansatte, foresatte og administrasjon. Anskaffelsen skal bidra til modernisering og videreutvikling av kommunenes digitale oppveksttjenester, med mål om økt kvalitet, bedre samhandling og mer effektive administrative prosesser over tid

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Bernt Refsahl

Kontakt telefon

+47 61050605

Kontakt e-post

post@ikomm.no

Adresse

Fakkelgården Vormstuguvegen 40, 2624 LILLEHAMMER

Kvalifikasjonskrav

Firmaattest

Leverandøren skal være lovlig etablert foretak og registrert i foretaksregister, faglig register eller handelsregister i den staten leverandøren er etablert.

Kredittvurdering

Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontrakten for den eller de delavtalene leverandøren søker kvalifisering for. Leverandøren skal være kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse

Referanseprosjekter

Leverandøren skal ha relevant erfaring fra leveranser av oppvekstadministrative løsninger eller tilsvarende fagsystemer med sammenlignbar kompleksitet. Erfaring fra norske kommuner eller annen offentlig sektor vil bli tillagt særlig vekt.

Teknisk og faglig kapasitet

Leverandøren skal ha tilstrekkelig teknisk og faglig kapasitet til å etablere, drifte, supportere, vedlikeholde og videreutvikle løsningene gjennom avtaleperioden.

Kapasitet til videreutvikling og produkt-roadmap

Leverandøren skal dokumentere aktiv og systematisk videreutvikling av løsningene, samt kapasitet til langsiktig produktutvikling i avtaleperioden.

Informasjonssikkerhet

Leverandøren skal ha etablert styringssystem, rutiner og tekniske/organisatoriske tiltak for informasjonssikkerhet som er egnet for behandling av sensitive personopplysninger i kommunal oppvekstsektor

Personvern og databehandling

Leverandøren skal ha rutiner og dokumentert modenhet for etterlevelse av personvernregelverket, herunder håndtering av databehandleransvar, innebygd personvern og behandling av opplysninger om barn og elever.

Kvalitetsstyring

Leverandøren skal ha etablert kvalitetssystem som sikrer systematisk arbeid med leveransekvalitet, avvik, endringshåndtering, kundetilfredshet og kontinuerlig forbedring.

Miljøledelse

Leverandøren skal ha rutiner eller system for miljøledelse som er relevant for leveransen.

Norsk språk og leveranseapparat

Leverandøren skal kunne levere prosjektgjennomføring, support, opplæring, kundedialog og kontraktsoppfølging på norsk. Leverandøren skal ha etablert kapasitet i Norge eller kunne dokumentere tilsvarende forpliktende leveranseapparat for norsk kundedialog og support.

Implementeringskapasitet

Leverandøren skal ha kapasitet og metodikk for å gjennomføre etablering, migrering, opplæring og overgang til drift i en kommunal kontekst.

Tildelingskriterier

Oppfyllelse av funksjonelle og tekniske krav

40%

Beskrivelse

Oppfyllelse av funksjonelle og tekniske krav

Løsningens egnethet for bruker og prosess

25%

Beskrivelse

Løsningens egnethet for bruker og prosess

Tjenester for etablering, drift og vedlikehold

15%

Beskrivelse

Tjenester for etablering, drift og vedlikehold

Pris

20%

Beskrivelse

Pris

Miljøkrav og miljøvekting

Beskrivelse

Det er gjort en vurdering av miljøkrav og miljøvekting i anskaffelsen i henhold til anskaffelsesregelverket og LOA § 5. Anskaffelsen gjelder en standardisert programvaretjeneste/SaaS-løsning hvor miljøbelastningen i hovedsak er indirekte og i begrenset grad påvirkes gjennom selve konkurransen eller evalueringen av tilbudene. Det er vurdert at miljøkrav i denne anskaffelsen ikke vil ha tilstrekkelig reell styringseffekt eller være egnet til å skille tilbudene på en objektiv og konkurranserelevant måte. Anskaffelsen er derfor i stedet innrettet mot forhold som vurderes å ha størst betydning for måloppnåelse og samfunnsnytte, herunder funksjonalitet, sikkerhet, integrasjoner, tjenestekvalitet, livsløpskostnader og bærekraftig drift gjennom skybaserte standardløsninger. På denne bakgrunn er det vurdert som forholdsmessig og faglig begrunnet å ikke benytte miljø som eget tildelingskriterium i denne konkurransen.

Se hele utlysningen