Patentstyret trenger et nytt avstemmingssystem for innbetalinger og avvikshåndtering i Oslo, da leverandøren av dagens løsning avvikler støtte. Avtalen er en rammeavtale på 3 år og omfatter implementering, konfigurering, tilpasning, integrasjoner, opplæring, brukerstøtte, drift, vedlikehold og eventuell videreutvikling. Formålet er å sikre en ny plattform for regnskapsavstemming og internkontroll som viderefører eksisterende funksjonalitet og åpner for forbedringer. Tildelingskriteriene er pris (30%) og kvalitet (70%), hvor kvalitet vurderes basert på funksjonalitet, implementering og leveranse, samt sikkerhet og personvern. Leverandøren må dokumentere et velfungerende kvalitetssikrings- og styringssystem for tjenesten, for eksempel med ISO 9001-sertifisering.
Slipp å lese og skrive alt selv, la Cobrief gjøre det for deg!
Patentstyret benytter i dag et avstemmingssystem for innbetalinger som er godt innarbeidet i organisasjonens økonomirutiner og understøtter automatiserte prosesser. Leverandøren av dagens løsning avvikler imidlertid støtte for systemet, og det er derfor behov for å anskaffe en ny løsning. Formålet med denne avtalen er å sikre en ny plattform for regnskapsavstemming og internkontroll som både viderefører eksisterende funksjonalitet og åpner for forbedringer.Hovedtrekkene i prosedyrenPatentstyret benytter i dag et avstemmingssystem for innbetalinger som er godt innarbeidet i organisasjonens økonomirutiner og understøtter automatiserte prosesser. Leverandøren av dagens løsning avvikler imidlertid støtte for systemet, og det er derfor behov for å anskaffe en ny løsning. Formålet med denne avtalen er å sikre en ny plattform for regnskapsavstemming og internkontroll som både viderefører eksisterende funksjonalitet og åpner for forbedringer. Leverandøren skal levere et avstemmingssystem som omfatter:implementering og konfigureringnødvendig tilpasning og integrasjoneropplæring og brukerstøttedrift og vedlikeholdeventuell videreutvikling
Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikrings- og styringssystem for tjenesten som skal leveres.
Tildelingskriterier
Beskrivelse
Leverandøren skal fylle ut Vedlegg 4 – Prisskjema. Prisene skal inkludere alle nødvendige kostnader for å levere tjenesten som beskrevet i kravspesifikasjonen. Pris vil bli evaluert som totalpris for avtaleperioden, basert på prislinjene i prisskjemaet.
Beskrivelse
Leverandøren skal beskrive og dokumentere følgende kriterier i Bilag 2 til SSA-L: a) Funksjonalitet: • I hvilken grad løsningen kan gjøre oppslag i ulike systemer basert på kriterier, f.eks. slå opp i Unit4, hvis KID-nummer er brukt; slå opp i Patentstyrets API, hvis betalingsreferansen begynner med XR osv. • I hvilken grad løsningen tilbyr AI-/maskinlæringsbaserte forslag til avstemminger. • Tilgjengelighet av interaktive dashboards med visuelle analyser. • Mulighet for å konfigurere arbeidsflyter og godkjenningsprosesser. • Omfang og modenhet av ferdiglagde integrasjoner mot ERP-systemer (primært Unit4). • Støtte for integrasjon med dokumentarkiv (SharePoint, OneDrive). • Støtte for Single Sign-On (SSO) via Azure AD eller tilsvarende. • Mobiltilpasset grensesnitt som sikrer tilgjengelighet på ulike enheter. • Tilgang til rapportbygger for skreddersydde rapporter og mulighet for periodiske/automatiske rapportutsendelser. • Mulighet for live oppslag mot åpne poster i andre systemer (kontra f.eks. egen kopi av kundereskontro med forsinket oppdatering). Under forhandlingsmøtet skal leverandør gjennomføre en live-demo av systemets funksjonalitet som beskrevet i må-kravene, samt ovennevnte kulepunkter. b) Implementering og leveranse: – Tids- og milepælsplan (realistisk og detaljert) – Kompetanse og erfaring i leverandørens implementeringsteam – Plan for opplæring og brukerstøtte ved overgang – Risikoanalyse og tiltak for å redusere overgangsrisiko. c) Sikkerhet og personvern: – Tiltak for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet (CIA) – Sikkerhet i utviklings- og driftsprosesser (DevSecOps) – Beredskap, hendelseshåndtering og logging – Kontroll på underleverandører – Dataeksport og sletting ved avtalens opphør.