Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Oppdragsgiver skal inngå rammeavtale for å dekke behovet for kjøp av arbeidstøy og sko til ansatte i barnehage. Leverandøren skal tilby et bredt utvalg arbeidstøy og sko for ansatte i barnehage. Leverandøren skal i tillegg kunne merke arbeidstøyet med logo ved bestilling og etter avtale. Følgende kommuner deltar i denne konkurransen; Seljord, Tokke, Midt-Telemark, Nome, Nissedal og Vinje. Opsjon: Kviteseid kommune har opsjon på å tiltre avtalen på samme vilkår som de deltakende kommuneneHovedtrekkene i prosedyrenRammeavtalen gjelder i to (2) år fra avtaleinngåelse, med opsjon på forlengelse i ett (1) + ett (1) år. Maksimal samlet avtaleperiode er fire (4) år. Estimert verdi for avtaleperioden, inkludert opsjonsårene, baserer seg på innmeldte behov fra Oppdragsgivers medlemskommuner. Samlet estimert verdi for hele avtaleperioden, inkludert opsjonsårene er NOK 2.476.000,- ekskl. mva. Maksimal verdi for avtaleperioden inkludert opsjonsårene er NOK 2.650.000,- ekskl. mva.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Anne Birgit Tresland

Kontakt telefon

+47 35059000

Kontakt e-post

antr2005@intk.no

Adresse

Bøgata 67, 3800 BØ I TELEMARK

Kvalifikasjonskrav

Tildelingskriterier

Pris

30%

Beskrivelse

Leverandøren skal fylle ut Vedlegg 2 – Prisskjema. Alle priser som oppgis i prisskjemaet skal Være inklusive alle kostnader knyttet til leveransen, herunder nødvendige tjenester, tilleggskostnader og eventuelle gebyrer, slik det er spesifisert i konkurransedokumentene. Det er viktig at prisskjemaet fylles ut fullstendig og korrekt. Ufullstendige eller mangelfulle prisskjema kan føre til avvisning av tilbudet. Leverandørene skal vedlegge veiledende prislister for de tre navngitte merkevarene som er oppgitt i prisskjemaet under fanen “Øvrig sortiment”. Prislistene vil danne grunnlag for å kontroll av fakturering i avtaleperioden. Prisene kan ikke endres de første 12 månedene av avtalen. Eventuelle prisjusteringer etter dette kan kun skje én gang per år (må varsles Oppdragsgiver skriftlig for å være gyldig) og være begrenset til utviklingen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks for klær og sko. For leverandører som kun tilbyr én merkevare er det tilstrekkelig å vedlegge veiledende prisliste for denne merkevaren. Dersom det er kostnader knyttet til levering, merking, tilpasning eller andre tilleggstjenester som ikke er inkludert i de oppgitte prisene i prisskjemaet, skal disse kostnadene beskrives og spesifiseres tydelig i tilbudet. Dersom slike kostnader ikke er spesifisert, vil de bli ansett som inkludert i de oppgitte prisene, og kan ikke kreves dekket i ettertid. Oppdragsgiver vil evaluere på totalprisen som tilbys i prisskjemaet. Lavest totalpris gir høyest score. Pris vil bli vurdert etter følgende formel: Det benyttes en skala fra 0-100 hvor laveste pris blir gitt 100 poeng. Beste mulige skår er 30 poeng (100 poeng * 30 %, delt på 100 = 30 poeng). Dersom formelen skulle gi negativt resultat, vil poengene bli justert opp til 0 poeng.

Evalueringsmetode

Oppdragsgiver vil evaluere på totalprisen som tilbys i prisskjemaet. Lavest totalpris gir høyest score. Det benyttes en skala fra 0-100 hvor laveste pris blir gitt 100 poeng. Beste mulige skår er 30 poeng (100 poeng * 30 %, delt på 100 = 30 poeng). Dersom formelen skulle gi negativt resultat, vil poengene bli justert opp til 0 poeng.

Kvalitet

Avtalesortiment (60%) | Logistikk og bestillingsløsning (30%) | Øvrig sortiment (10%)

40%

Beskrivelse

Kvalitet vurderes ut fra følgende punkter, der punkt 1 har 60 % delvekt, punkt 2 har 30 % delvekt og punkt 3 har 10 % delvekt.

Evalueringsmetode

Vurderingen av tildelingskriteriet Kvalitet (40%) vil bli gjennomført av Oppdragsgiver ved bruk av innkjøpsfaglig skjønn.

Delkriterier

Avtalesortiment

60%

Beskrivelse

Oppdragsgiver ber om vareprøver for utvalgte produkter, som angitt i vedlegg 2 – Prisskjema, kolonne S. For disse produktene skal det leveres én fysisk vareprøve per produkt, i størrelsene Medium (M), Large (L) og Extra Large (XL) som vil inngå i evalueringen. Leverandøren skal kostnadsfritt stille vareprøver til disposisjon for evaluering. Vareprøver skal sendes til: Midt-Telemark kommune, Bøgata 67, 3833 Bø i Telemark. Merk sending med: Anne Birgit Tresland – Telemark Innkjøpssamarbeid. Alternativt kan vareprøvene leveres til servicekontoret på kommunehuset i Midt-Telemark kommune (Bøgata 67, Bø i Telemark). Øvrige produkter i avtalesortimentet vil også inngå i evalueringen av kvalitet. Det skal derfor utarbeides en PDF som inneholder bilder av disse produktene, sett både forfra og bakfra. PDF-en bør også inneholde relevant produktinformasjon som kan bidra til evalueringen av kvalitet. Det er ikke anledning til å henvise til eksterne nettsider eller nettbutikker. Oppdragsgiver vil vektlegge at det tilbudte sortimentet er egnet for arbeid i barnehage. Følgende kvalitetsaspekter vil bli vurdert: passform, komfort, størrelser, forsterkninger, praktiske detaljer, slitestyrke, brukervennlighet, funksjonalitet og forholdet mellom pris og kvalitet. En faggruppe bestående av ansatte fra barnehagene vil gjennomføre en kvalitativ vurdering av hvert enkelt produkt. Vurderingen skjer på en skala fra 1 - 5, der: 1 = Svært dårlig, 2 = Dårlig, 3 = Middels, 4 = God, 5 = Svært god. Hver vareprøve og hvert produkt i PDF-en vil bli vurdert individuelt. Den samlede kvalitetsscoren vil inngå i den totale poengberegningen for tildelingskriteriet «kvalitet». Vareprøver skal være levert senest innen 3 virkedager etter tilbudsfristens utløp. Ved bruk av forsendelsestjenester er det leverandørens ansvar at vareprøvene er mottatt av Oppdragsgiver innen oppgitt frist. For sent innkomne vareprøver kan medføre at tilbudet blir avvist. Dersom leverandører har behov for utvidet frist for levering av vareprøver, må de ta kontakt via Mercell i god tid før tilbudsfristen går ut. Retur av vareprøver skal være kostnadsfritt for Oppdragsgiver. Leverandøren skal vedlegge returlapp eller tydelig instruksjon for hvordan vareprøver kan returneres kostnadsfritt.

Evalueringsmetode

En faggruppe bestående av ansatte fra barnehagene vil gjennomføre en kvalitativ vurdering av hvert enkelt produkt. Vurderingen skjer på en skala fra 1 - 5, der: 1 = Svært dårlig, 2 = Dårlig, 3 = Middels, 4 = God, 5 = Svært god. Hver vareprøve og hvert produkt i PDF-en vil bli vurdert individuelt. Den samlede kvalitetsscoren vil inngå i den totale poengberegningen for tildelingskriteriet «kvalitet».

Logistikk og bestillingsløsning

30%

Beskrivelse

Oppdragsgiver legger vekt på at bestillings- og leveringsprosessen skal være enkel, effektiv og tilpasset brukernes behov i kommunene. Leverandør skal besvare dette tildelingskriteriet ved å gi separate beskrivelser av: Bestillingsløsning (maks 500 ord): Leverandør skal redegjøre for hvordan bestillingsprosessen er lagt opp, og hvilke digitale løsninger som eventuelt tilbys. Det stilles ikke krav om nettbutikk, men det vil være en fordel dersom leverandøren tilbyr en digital løsning som forenkler bestillingsprosessen. Eksempler på slike løsninger kan være: Nettbutikk eller punch-out-løsning. Bestillingsskjema med god oversikt over produktene, inkludert bilder, beskrivelse, varenummer og priser. Mulighet for å se og bestille fra øvrig sortiment, utover avtaleproduktene. Brukervennlig grensesnitt som gjør det enkelt for ansatte i kommunene å finne, sammenligne og bestille produkter. Oppdragsgiver vil vektlegge løsninger som gir god oversikt, effektiv bestilling og enkel tilgang til relevant produktinformasjon. Logistikk og leveringssikkerhet (maks 500 ord): Leverandøren skal redegjøre for hvordan rask og pålitelig levering sikres gjennom hele avtaleperioden. Beskrivelsen skal inkludere: Leveringstid for produkter med og uten logo, både i avtalesortiment og øvrig sortiment. Leveringstid regnes fra mottatt bestilling til varen er levert til sluttbruker. Tiltak for leveringssikkerhet, herunder lagerhold på lokasjon/i butikk, tilgang til sentrallager, eventuelle lagre i nærliggende land, rutiner for ordrebehandling og transport, samt beredskap ved forsinkelser. Oppdragsgiver vil vektlegge løsninger som gir høy leveringsdyktighet og forutsigbarhet for brukerne i kommunene.

Evalueringsmetode

Oppdragsgiver vil vektlegge løsninger som gir god oversikt, effektiv bestilling og enkel tilgang til relevant produktinformasjon. Oppdragsgiver vil vektlegge løsninger som gir høy leveringsdyktighet og forutsigbarhet for brukerne i kommunene.

Øvrig sortiment

10%

Beskrivelse

Oppdragsgiver vil ved vurdering av dette kriteriet legge vekt på hvor bredt og relevant leverandørens øvrige varesortiment er, utover avtalesortimentet. Barnehager har ulike behov knyttet til arbeidstøy, avhengig av lokale forhold, årstider, aktivitetsnivå og individuelle preferanser. Det varierer også hvilke økonomiske ordninger som gjelder for ansatte i de ulike kommunene. Derfor er det en fordel om leverandøren tilbyr et bredt og fleksibelt sortiment som gir kommunene valgmuligheter og dekker et mangfold av behov. Besvarelsen skal være skriftlig og gi Oppdragsgiver et godt innblikk i leverandørens totale sortiment. Den skal være på maks 500 ord. Det er ikke anledning til å henvise til eksterne nettsider eller nettbutikker.

Evalueringsmetode

Oppdragsgiver vil ved vurdering av dette kriteriet legge vekt på hvor bredt og relevant leverandørens øvrige varesortiment er, utover avtalesortimentet.

Miljø

30%

Beskrivelse

Oppdragsgiver ønsker å redusere klima- og miljøpåvirkning knyttet til denne kontrakten, og ber derfor leverandøren beskrive relevante miljøtiltak knyttet til leveransen. Besvarelsen skal være skriftlig og ikke overstige 500 ord. Tekst utover dette vil ikke bli vurdert. Besvarelsen skal gi oppdragsgiver et konkret og relevant innblikk i hvordan leverandøren arbeider med miljø og bærekraft innenfor arbeidsklær til barnehageansatte. Følgende momenter vil bli vektlagt i evalueringen: Materialvalg og produktdesign, Sertifiseringer, Logistikk og emballasje, Livsløp og gjenbruk.

Evalueringsmetode

Vurderingen av tildelingskriteriet Miljø (30%) vil bli gjennomført av Oppdragsgiver ved bruk av innkjøpsfaglig skjønn. Den beste besvarelsen vil tildeles 30 poeng. Øvrige tilbud vil få poeng forholdsmessig basert på innholdsmessig avstand til beste tilbud. Flere tilbydere kan få samme poengsum dersom besvarelsene vurderes som likeverdige.

Se hele utlysningen