Stor-Elvdal, Åmot og Engerdal kommuner har til hensikt å inngå kontrakt om kjøp av kvalitetssystem. Oppdragsgiver ønsker å anskaffe et moderne og helhetlig kvalitetssystem som styrker kommunenes internkontroll og arbeid med kontinuerlig forbedring. Løsningen skal være et felles verktøy som bidrar til standardisering, bedre styringsinformasjon og økt etterlevelse av krav, samtidig som den forenkler arbeidshverdagen for både ansatte og ledelse.
Kvalitetssystemet skal støtte kommunenes arbeid med kontinuerlig forbedring ved å legge til rette for en helhetlig og systematisk registrering, oppfølging og håndtering av avvik, uønskede hendelser og forbedringsforslag på tvers av ulike tjenesteområder. Systemet skal gi ledelsen og ansatte enkel tilgang til relevant styringsinformasjon, og sikre effektiv håndtering og forvaltning av styrende, kontrollerende og operative dokumenter gjennom hele dokumentets livssyklus.
Løsningen skal tilby tydelige og dokumenterte arbeidsflyter med klar ansvarsplassering, friststyring, varsling og sporbarhet, slik at oppfølging kan gjennomføres strukturert og etterprøvbart. Systemet skal også legge til rette for gjenbruk av data på tvers av prosesser og funksjoner, for å redusere dobbeltregistrering og sikre et konsistent og oppdatert beslutningsgrunnlag.
Videre skal løsningen tilby funksjonalitet for risikovurderinger og ROS-analyser, slik at trusler, sårbarheter, avvik og forbedringsområder i kommunens prosesser kan identifiseres, prioriteres og følges opp på en strukturert måte – herunder gjennom tiltak, handlingsplaner og rapportering som egner seg for ledelsesoppfølging, revisjon og tilsyn.
Leverandøren skal bruke sin fagkunnskap og kompetanse for å bidra til at kontraktens formål blir ivaretatt.Hovedtrekkene i prosedyrenKommunene i innkjøpssamarbeidet har til hensikt å etablere et fagsystem for kvalitetssystem. Avtalen gjelder kjøp av disposisjonsrett, samt vedlikehold og support.
Se vedlagt kravspesifikasjon.
