For å støtte opp under Kundens primære rolle som beredskapsinstitusjon og de overordnede målene for det strategiske digitaliseringsprogrammet, søker Kunden nå erstatning av PJS. Kunden anskaffer derfor en kommersiell og standardisert LIMS as a service (SaaS).
Kunden ønsker at LIMS skal leveres som én løsning og med én kontraktspart også levere relaterte tjenester som implementering, utvikling, konfigurering, support, rådgivning, videreutvikling, opplæring og lignende (Relaterte Tjenester). LIMS og de relaterte tjenestene vil i det følgende bli referert til som LIMS-løsningen.
Deltakerne bør merke seg at de relaterte tjenestene leveres i to forskjellige faser;
1) etablering og implementering (inkl. opplæring) av LIMS (etableringsfasen del I), og
2) den fortsatte pågående leveringen av LIMS, hvor LIMS vil bli levert som en SaaS til kunden av den valgte deltakeren, inkludert support. I denne fasen kan leveransen også omfatte tjenester som opplæring, videreutvikling og rådgivning/rådgivning basert på arbeidsordre fra Kunden (Leveringsfasen).
Mulighetene innenfor en LIMS-løsning er i stadig utvikling. Dette gjør det vanskelig for Kunden å spesifisere en komplett liste over krav som LIMS-løsningen skal oppfylle på forhånd. Dermed vil det endelige omfanget, spesifikasjonen av LIMS og integrasjon med interne og eksterne systemer være gjenstand for avklaringer gjennom konkurransedialogen og kan innenfor rammene av anskaffelsesregelverket tilpasses best mulig til Kundens behov under dialogen og i løpet av kontraktsperioden. Dette innebærer at de oppførte kravene kan endres til å være alternativer under dialogen.
En ny LIMS skal dekke:
• Integrert plattform, datamodell og malstrukturer som gir støtte for ende-til-ende arbeidsflyt i:
o Observasjoner og konsultasjoner
o Prøverekvisisjon og sporing
o Prøvemottak og distribusjon
o Prøvebehandling og analyseflyt
o Resultatevaluering, konklusjon og rapportering
o Prøvelager og arkivering
• Fleksibel selvbetjeningskonfigurasjon og tilpasning av datamodeller/datastrukturer, maler og arbeidsflyter for å sikre tilpasning til de stadig utviklende kravene til Kundens fagområder, teknologi og laboratorieutvikling.
• Fleksibilitet til å konfigurere og levere en plattform med nødvendige muligheter for å dekke prøvereiser i alle Kundens fagområder (oppført i avsnitt 1.2.) som følger:
o Strukturerte og strømlinjeformede prøvereiser med høyt volum og gjennomstrømning med begrenset samarbeid som krever funksjonalitet som dekker rask dataregistrering, effektiv automatisering og prosessering av store volum.
o Komplekse og samarbeidende prøvereiser med høy grad av koordinering og gjensidig avhengighet i og mellom laboratorier og disipliner som krever avanserte samarbeidsevner.
o Ikke-strukturerte forskningsbaserte prøvereiser med høy grad av fleksibilitet i prosessstøtte, ELN og prosjektledelse.
• Fullt konfigurerbart brukervennlig grensesnitt for enkel inntasting og gjenfinning av data, med høy datakvalitet for bruk i forskjellige typer laboratorier med forskjellige sett med analyser og brukerroller.
• Omfattende case-, prøve- og laboratorieadministrasjonsfunksjoner som dekker:
o Prøveidentifikasjon, sporing og distribusjon
o Organisering, prioritering og planlegging av arbeidselementer
o Prøve-, lager- og ressursstyring
o Biobank og prøvedepot for tidsmessig og permanent lagring
o Hoveddatabehandling for kataloger og registre
o Analytics, statistikk, rapportering og dashboards
o Dokument- og arkivhåndtering
o Ekstern Portal for kunderekvisisjoner og rapportering
o Integrert revisjons- og samsvarsfunksjonalitet for alle deler av å sikre dataintegritet og akkrediteringsledelse
o Forvaringskjede, validering og elektroniske signaturer
o Kvalitetskontroll og kvalitetssikring
De relaterte tjenestene inkluderer blant annet:
• Opplæringsstøtte og utvikling av «Hjelp»-funksjoner, brukermanualer, veiledninger og brukeropplæring
• Støtte ved etablering av LIMS på Kundens seks kontorsteder over hele Norge.
• Støtte under og etter implementering av LIMS
• Støtte integrasjoner mellom LIMS og tilstøtende systemer, datakilder (interne og eksterne) samt instrumenter og laboratorieutstyr
• Støtte ved implementering av anbefalte LIMS-miljøer for f.eks. produksjon, utvikling og testing.
• Støtte til å etablere interne drifts- og styringsmodeller for styring.
• Kontinuerlig støtte i videreutvikling og konfigurering av LIMS-løsningen etter levering av Etableringsfasen Del I.
Noen viktige sider ved anskaffelsen:
– Den estimerte verdien av anskaffelsen er høyst usikker.
– Alle sider av anskaffelsen, inkludert omfanget, vil være gjenstand for dialog.
– Forvaltningsavtalen er tidsubegrenset.Hovedtrekkene i prosedyrenAnskaffelsesprosessen skal gjennomføres som en konkurransepreget dialog, jfr. kapittel 13 og 23 i forskriften om offentlige anskaffelser.
Anskaffelsesprosessen for konkurransepreget dialog består av kvalifiseringsfasen, dialogfasen og tilbudsfasen. Formålet med dialogen er å gi en arena hvor Kunden gjennom dialog med Deltakerne kan identifisere og definere de virkemidlene som er best egnet for å tilfredsstille Kundens behov innenfor rammen av hva markedet kan levere.
Alle potensielle deltakere kan sende inn en kvalifikasjonssøknad. Basert på søknadene vil Kunden velge 3 til 4 deltakere til å delta i dialogfasen, dersom et tilstrekkelig antall deltakere er kvalifisert.
De kvalifiserte og utvalgte deltakerne vil bli invitert til dialogfasen, hvor deltakerne vil utarbeide og sende inn et første forslag basert på ITD (det opprinnelige forslaget). Kunden vil deretter gå videre til en dialog om det første forslaget med de valgte deltakerne. Alle aspekter ved ITD-en og dens vedlegg kan diskuteres med de utvalgte deltakerne i dialogfasen, jfr. Seksjon 5 "Dialog- og anbudsfase" i ITD-en.
Dialogfasen vil bli gjennomført i påfølgende etapper. Kunden forbeholder seg retten til å redusere antall forslag i dialogfasen. En reduksjon av forslag i dialogfasen vil være basert på tildelingskriteriene i avsnitt 5.8 "Tildelingskriterier" i ITD.
Sluttpunktet for dialogfasen vil være når Kunden og Deltakerne har kommet til et punkt hvor Kunden har funnet en løsning som møter Kundens behov.
Det endelige tilbudet skal leveres innen en gitt frist. Regelverket for offentlige anskaffelser tillater ikke forhandlinger om beste og endelige tilbud. Det er kun tillatt å presisere, spesifisere og optimalisere tilbudet, jfr. anskaffelsesforskriften § 23-9.