Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Formålet med anskaffelsen er å dekke OFA-selskapenes behov for programvare og system for sikker utskrift og scanning for alle brukere. Løsningen skal bidra til standardisering og effektivisering av utskrifts- og skanneløsninger i OFA-samarbeidet, og understøtte felles IKT-strategi og sikkerhetskrav. Programvaren skal være enkel å bruke for sluttbrukere og enkel å drifte for nøkkelpersonell, samtidig som den legger til rette for ressurs- og kostnadseffektiv drift. Systemet skal optimalisere bruken av eksisterende servere. Det stilles krav til samarbeid mellom programvareleverandøren, leverandører av multifunksjonsmaskiner (MFP) og IKT-avdelingene i OFA-samarbeidet. IKT-driften er i stor grad sentralisert, noe som legger til rette for en effektiv implementering og oppfølging av løsningen. Anskaffelsen omfatter ikke fysisk maskinvare (MFP), men programvaren skal støtte eksisterende og kommende MFP-leveranser gjennom standardiserte grensesnitt og autentiseringsløsninger. Løsningen skal være fleksibel og kunne tilpasses endringer i maskinpark, infrastruktur og organisering av IKT-tjenester i avtaleperioden. Målet er å etablere en sikker, brukervennlig, funksjonell og kostnadseffektiv printløsning som krever minimal lokal administrasjon og gir effektiv samhandling på tvers av OFA-selskapene.Hovedtrekkene i prosedyrenAnskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 12. august 2016 nr. 97x om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger etter forutgående kunngjøring, jf. FOA § 13-1 (2). Denne konkurransen innledes med en kvalifiseringsfase (fase 1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene og som blir invitert, får anledning til å levere inn tilbud (fase 2). Oppdragsgivers vurdering er at vilkår for den valgte prosedyreformen er oppfylt Jf. FOA §13-2(c). Anskaffelsen omfatter en teknisk kompleks programvareløsning som skal tilpasses eksisterende og fremtidige multifunksjonsmaskiner (MFP) og ulike IKT-miljøer i OFA-samarbeidet. Det er nødvendig å føre forhandlinger for å avklare tekniske og funksjonelle forhold.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Synnøve Skårdal

Kontakt telefon

+47 91555060

Kontakt e-post

Synnove.Torgersen.Skardal@ofa-iks.no

Adresse

Kjøita 40, 4630 KRISTIANSAND S

Kvalifikasjonskrav

Kredittvurdering

Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre avtalen. Påkrevd økonomisk kapasitet vurderes i forhold til avtalens verdi, ytelser, risiko og varighet.

Tildelingskriterier

Pris

50%

Beskrivelse

Dokumentasjon: Ferdig utfylt Bilag 6 vedlegg 1 Prisskjema.

Evalueringsmetode

Evaluering: Totalsum

Service og support

10%

Beskrivelse

Dokumentasjon: Beskriv primærkontaktpersonenes kompetanse i «Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse» på inntil 2 sider.

Evalueringsmetode

Oppdragsgiver ønsker kompetente primærkontakter på support, for eksempel 1-3 personer. Supportkontaktene vurderes basert på erfaring og kompetanse med tilbudt programvare, og erfaring med tilkobling til ulike typer Multifunksjonsmaskiner. Effekten av kompetansen er for å redusere administrativ ressursbruk og feilmeldinger. Evaluering vil basere seg på det innkjøpsfaglige skjønn og opplevd verdi. Det vil gi positiv uttelling dersom besvarelsene er tydelige og forpliktende. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere den beskrevne kompetansen gjennom test av programvaren og/eller ved spørsmål eller case i en eventuell forhandlingsrunde. Test og eventuelle spørsmål vil kun omfatte forhold som er beskrevet i tilbudet.

Ytterligere funksjonalitet i løsningen

5%

Beskrivelse

Dokumentasjon: Beskriv ytterligere tilbudt funksjonalitet i «Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse» på inntil 2 sider.

Evalueringsmetode

Ytterligere funksjonalitet i programvareløsningen enn det som er beskrevet. Med fokus på effektiviseringsmuligheter, brukervennlighet og teknisk gode løsninger på vanlige problemstillinger innenfor området, for eksempel dokumenthåndtering og integrasjoner. Tilbudt funksjonalitet skal ikke medføre ekstra kostnader. Evaluering vil basere seg på det innkjøpsfaglige skjønn og opplevd verdi. Det vil gi positiv uttelling dersom besvarelsene er tydelige og forpliktende. Forbeholder oss retten til å bruke test for å verifisere og evaluere besvarelsen.

Autentisering

10%

Beskrivelse

Dokumentasjon: Beskriv autentiseringsløsningen i «Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse» på inntil 2 sider. Dersom integrasjon mot eksisterende løsning ikke er mulig uten ytterligere tilpasning eller ekstra maskinvare, skal leverandøren oppgi I prisskjema en samlet pris for komplett leveranse, inkludert alle nødvendige tilpasninger og installasjon, slik at programvaren kan tas i bruk.

Evalueringsmetode

Det er ønskelig med en fremtidsrettet, standardisert og god autentiseringsløsning, hvor dagens installerte kortlesere og ID kort brukes videre. Vi vil vurdere autentiseringen ut ifra hvor brukervennlig den er, både for administrator og sluttbrukere. Brukere med flere adgangskort ønsker en enkel løsning for å identifiseres automatisk på riktig lokasjon uten behov for manuell registrering/vedlikehold fra administrator. Beskriv brukervennlige metoder for alternative innlogginger (QR-kode, engangskode, mobilklient etc) for utskrift. Evaluering vil basere seg på det innkjøpsfaglige skjønn og opplevd verdi. Det vil gi positiv uttelling dersom besvarelsene er tydelige og forpliktende. Forbeholder oss retten til å bruke test for å verifisere og evaluere besvarelsen.

Test av implementering, funksjonalitet og brukervennlighet av programvaren

25%

Beskrivelse

Dokumentasjon: Leverandøren skal beskrive i «Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse» hvordan løsningen implementeres og administreres i oppdragsgivers miljø, inkludert: • Anbefalt leveransemodell (on-prem, hybrid, sky) og begrunnelse. • Krav til serverpark innenfor dagens muligheter (antall servere, kapasitetsbehov). • Forberedelser før test (porter, tjenester, ressurser som må åpnes).

Evalueringsmetode

Oppdragsgiver setter opp testmiljøet. Leverandøren skal levere nødvendig dokumentasjon og bistå ved behov. Testen skal dekke: • Installasjon og oppstart: Hvor enkelt løsningen settes opp i eksisterende miljø. • Administrasjon: Hvor mye manuell innsats som kreves, og hvordan oppgaver kan automatiseres. • Brukeropplevelse: Pålogging (kort, QR, mobil), utskrift, skanning, gjesteløsning. • Livsløp for en enhet: Legge til, administrere og fjerne en skriver. • Opplæring: Hvordan nøkkelpersonell får nødvendig kompetanse. Listen er ikke uttømmende, og testing av systemet vil sees opp mot formålet til avtalen. Roller: • Oppdragsgiver (IKT-samarbeid): Tilrettelegger testmiljø, gjennomfører test, dokumenterer funn. • Leverandør: Leverer nødvendig dokumentasjon, gir tilgang til programvare, og svarer på spørsmål under test. Oppdragsgiver vurderer hvor realistisk og fremtidsrettet løsningen er, i hvilken grad den effektiviserer behovet for lokal serverpark, reduserer grad av manuell administrasjon, og hvor brukervennlig implementering, drift og system fremstår. Evalueringen vil basere seg på et helhetlig perspektiv fra både brukere og administratorer.

Se hele utlysningen