Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Formålet med anskaffelsen er å etablere en standardisert og kostnadseffektiv maskinvareløsning for kopi, utskrift og skanning i OFA samarbeidet. Anskaffelsen omfatter leie av multifunksjonsmaskiner (MFP) som skal understøtte sikker utskrift og være fullt kompatible med oppdragsgivernes valgte programvare for utskrifts- og dokumenthåndtering. Dette gjelder ControlSuite i overgangsperioden og PaperCut som fremtidig fellesløsning. Programvaren inngår ikke i denne rammeavtalen. Maskinparken skal være miljøvennlig, brukervennlig og enkel å administrere, og legge til rette for effektiv drift i hele avtaleperioden. Leieavtalen skal inkludere all nødvendig service og vedlikehold, slik at oppdragsgiver ikke belastes med andre kostnader enn de som fremgår av konkurransegrunnlaget. Rammeavtalen skal gi oppdragsgiverne opsjon pr maskin på anskaffelse av mindre skrivere og plottere.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Synnøve Skårdal

Kontakt telefon

+47 91555060

Kontakt e-post

Synnove.Torgersen.Skardal@ofa-iks.no

Adresse

Kjøita 40, 4630 KRISTIANSAND S

Kvalifikasjonskrav

Skatteattest

Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift.

Tildelingskriterier

Pris

65%

Beskrivelse

Ferdig utfylt Vedlegg 3 Prisskjema

Service Level Agreement

20%

Beskrivelse

Leverandøren skal i «Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse» på inntil 2 sider beskrive en komplett og forpliktende SLA for OFA. SLAen skal ta hensyn til minstekravene i kravspesifikasjonen og vise hvordan leverandøren sikrer høy tjenestekvalitet. Beskrivelsen skal oppgi en forpliktende og konsis informasjon som beskriver momenter i en SLA som er relevant for oppdragsgiver sett hen til formålet med anskaffelsen, opplevd prioritering av oss som kunde og sett i henhold til minstekravene i kravspesifikasjonen. Merk: Leverandørens egne generelle avtalevilkår eller standard SLA-dokumenter skal ikke legges ved dersom disse inneholder vilkår som fraviker eller strider mot konkurransegrunnlagets krav. Ved eventuell motstrid går kravene i dette konkurransegrunnlaget foran.

Evalueringsmetode

Oppdragsgiver vil vurdere kvaliteten på den beskrevne tjenestemodellen og i hvilken grad den sannsynliggjør en stabil og forutsigbar drift for administrasjonen og brukerne. Oppfyllelse ut over krav vil telle positivt. Evaluering vil basere seg på det innkjøpsfaglige skjønn og opplevd verdi. Det vil gi positiv uttelling dersom besvarelsene er tydelige og forpliktende.

Kvalitet – optimalisering av maskinpark

10%

Beskrivelse

Leverandøren skal redegjøre i Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse (på inntil 2 sider) for metodikken som benyttes for analyse og dimensjonering av maskinparken. Beskrivelsen skal inneholde en redegjørelse for prosessen med behovsanalyse ved oppstart for å bidra til at hver enhet tildeles hensiktsmessig modell med tilhørende tilleggsutstyr og kapasitet, samt hvordan leverandøren vil benytte faktiske bruksdata til løpende vurderinger av om maskiner er riktig dimensjonert. Det skal videre beskrives hvordan leverandøren vil gi rådgivning om fjerning, flytting eller omplassering av under- og overutnyttede maskiner gjennom avtaleperioden, i dialog med oppdragsgiver.

Evalueringsmetode

Oppdragsgiver vil vektlegge i hvilken grad leverandørens beskrivelse viser en helhetlig og gjennomtenkt metodikk for dimensjonering og forvaltning av maskinparken i avtaleperioden. Det vil bli lagt vekt på leverandørens evne til å benytte faktiske bruksdata som grunnlag for vurderinger og rådgivning, samt i hvilken grad løsningen bidrar til å redusere risikoen for feildimensjonert utstyr. Evaluering vil basere seg på det innkjøpsfaglige skjønn og opplevd verdi sett opp mot beskrivelsen av kriteriet samt formålet til anskaffelsen. Evaluering vil basere seg på det innkjøpsfaglige skjønn og opplevd verdi. Det vil gi positiv uttelling dersom besvarelsene er tydelige og forpliktende.

Miljø – Bærekraftig drift

5%

Beskrivelse

Leverandøren skal beskrive i Vedlegg 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse (på inntil 2 sider) hvordan de vil sikre en mest mulig miljøvennlig drift av maskinparken i hele avtaleperioden. Beskrivelsen bør redegjøre for leverandørens rutiner for retur og gjenvinning av tonere og deler, samt hvordan maskinvaren er teknisk tilrettelagt for å holde strømforbruket lavt uten at det går ut over brukernes arbeidsdag.

Evalueringsmetode

Oppdragsgiver vil vektlegge i hvilken grad leverandørens beskrivelse viser konkrete og gjennomførbare tiltak som bidrar til redusert ressursbruk og lavere avfallsmengde i avtaleperioden. Det vil bli lagt vekt på om løsningene fremstår som praktiske, relevante og egnet til å fungere i daglig drift, uten unødige konsekvenser for brukerne. Evaluering vil basere seg på det innkjøpsfaglige skjønn og opplevd verdi. Det vil gi positiv uttelling dersom besvarelsene er tydelige og forpliktende.

Se hele utlysningen