Møre og Romsdal og Nordland fylkeskommune inviterer til konkurranse om nye ERP-løsninger (Enterprise Resource Planning). Anskaffelsen gjennomføres som en felles konkurranse, men det skal leveres separate tilbud til hver fylkeskommune. Tilbudene evalueres hver for seg, og det inngås to uavhengige kontrakter. Prosedyren som benyttes er konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, jf. Forskrift om offentlige anskaffer (FOA) §§ 13-1, 13-2, 23-7 og 23-11. Det er planlagt å invitere 3–5 kvalifiserte leverandører til å gi tilbud og delta i forhandlinger. Dersom færre enn fem kvalifiseres, gjennomføres konkurransen med de kvalifiserte. Dersom flere enn fem kvalifiseres, vil utvelgelse av leverandører til å gi inn tilbud gjøres basert på utvelgelseskriterier. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele kontrakt på grunnlag av første tilbud blant de som inviteres til å gi inn tilbud..
Løsningene skal være skybaserte og dekke områdene økonomi, regnskap, innkjøp, lønn og HR. Det legges vekt på brukervennlighet, automatisering, god beslutningsstøtte og høy grad av sikkerhet og samsvar med gjeldende regelverk.
Implementering skal skje i løpet av 2026, med mål om ordinær drift fra og med regnskapsåret 2027. Fylkeskommunene samarbeider tett i konkurransegjennomføringen og ser muligheter for synergier i implementering og opplæring, men løsningene skal tilpasses hver enkelt fylkeskommunes behov.Hovedtrekkene i prosedyrenLøsningene skal være moderne, skybaserte ERP-løsninger som skal være sentrale verktøy for styring, effektivisering og digital transformasjon i begge organisasjoner. Løsningene skal dekke hele spekteret av ERP-funksjonalitet innen økonomi, regnskap, innkjøp, lønn og HR, og være bygget på en fremtidsrettet arkitektur som legger til rette for integrasjon, automatisering og kontinuerlig utvikling. Vi ser etter:En løsning som gir effektive og helhetlige arbeidsprosesser, med høy grad av automatisering og minimal manuell håndtering.
Brukervennlighet og tilgjengelighet for alle roller i organisasjonen, med intuitive grensesnitt, universell utforming og støtte for selvbetjening.
Fleksibel rapportering og analyse som gir ledere og beslutningstakere sanntidsinnsikt, og som støtter lovpålagte rapporteringskrav (KOSTRA, SAF-T, ESG m.m.).
Sikkerhet og samsvar med gjeldende lover og forskrifter, inkludert GDPR, kommuneloven og krav til informasjonssikkerhet (ISO 27001 eller tilsvarende).
Åpenhet og integrasjonsmuligheter, med standardiserte API-er og støtte for FINT-komponenter, slik at løsningen kan samhandle med eksisterende og fremtidige systemer.
Fremtidsrettet teknologi, med mulighet for å ta i bruk KI/AI-funksjonalitet, automatiserte prosesser og nye digitale tjenester i avtaleperioden.
Omfang og kompleksitet:Begge fylkeskommunene har omfattende virksomhet med flere tusen ansatte, komplekse organisasjonsstrukturer og et stort antall integrasjoner mot andre systemer.
Løsningen skal håndtere store datamengder og høye transaksjonsvolumer, med krav til ytelse, stabilitet og høy tilgjengelighet.
Det er behov for funksjonalitet som støtter både daglig drift og strategisk styring, inkludert budsjettering, prognoser, ressursplanlegging og HR-prosesser.
Implementering og samarbeid:Implementeringen skal gjennomføres i løpet av 2026, med mål om full drift fra 1. januar 2027.
Leverandøren må kunne tilby en strukturert og forutsigbar implementeringsprosess, inkludert migrering av data, integrasjon mot andre systemer, opplæring og test.
Det legges vekt på leverandørens evne til å opptre som en strategisk partner som bidrar til gevinstrealisering og kontinuerlig forbedring gjennom hele avtaleperioden.
Opsjoner og videreutvikling:Det vil være opsjoner på funksjonalitet som prosjektstyring, lagerstyring, kompetanse- og medarbeiderutvikling, ressursplanlegging og læringsmoduler.
Løsningen skal kunne videreutvikles i takt med fylkeskommunenes behov og teknologiske endringer.
