Hovedformålet med denne anskaffelsen er å dekke Grimstad kommunes behov for byggherre- og prosessrådgivning ifm. etablering av Universitetssykehjemmet. Bistanden skal primært ytes av to hovedressurser: én rådgiver som i hovedsak vil bistå med prosjekt-, prosess- og byggfaglig rådgiver (byggherrerådgiver) og én rådgiver som i hovedsak skal bistå med helse- og helseprosessfaglig rådgivning (helsefaglig rådgiver).
Ut over de to hovedressursene skal det i tillegg tilbys en dedikert støtteressurs som primært vil arbeide under byggherrerådgiver. I tillegg vil det kunne bli behov for å trekke på øvrig kompetanse fra leverandør innen fag som f.eks. juss, økonomi, offentlige anskaffelser, tekniske fag, klima og miljø mv.
I første omgang skal bistand ytes i forbindelse med konseptutredningsfasen, hvor aktuelle oppgaver vil bla. være utforming av dokumenter til politiske møter, prosjekt- og prosessledelse, kvalitetssikring, oppfølging av fremdrift og økonomi samt generell prosjekt- og prosessrådgivning opp mot kommunens prosjektledere.
Kontrakten inneholder opsjon på å forlenge bistanden videre til samspills-, gjennomførings- og avslutningsfasen av prosjektet for etablering av Universitetssykehjemmet.
For ytterligere informasjon om anskaffelsens innhold vises det til del II.Hovedtrekkene i prosedyrenAnskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III.
Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandlinger etter forutgående kunngjøring, jf. FOA § 13-1 (2). Denne prosedyren innledes med en kvalifiseringsfase (fase 1) der leverandørene skal sende inn dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Alle interesserte leverandører har mulighet til å levere en forespørsel om å delta i konkurransen. Av de kvalifiserte leverandørene vil fem inviteres til å levere tilbud i neste trinn av anskaffelsesprosedyren (fase 2), jf. pkt. 9.2. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene og som blir invitert, får anledning til å levere tilbud (fase 2).
Etter mottak av tilbud i fase 2 vil alle tilbudene være gjenstand for førstegangs evaluering før oppdragsgiver så vil kalle inn til forhandlinger.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele kontrakten uten å gjennomføre forhandlinger.
Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre forhandlinger med en eller flere av leverandørene som inngir tilbud i konkurransen, forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall tilbud. Forhandlingene kan gjennomføres i møter, skriftlig eller muntlig, og vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Utvelgelsen av hvem det vil forhandles med vil bli foretatt etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det planlegges å ha forhandlinger med maksimalt 3 leverandører.
Forhandlinger blir ikke gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer at forhandlinger ikke er hensiktsmessig. Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov.
Etter forhandlinger og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt.
