Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) trenger kantinetjenester for en fellesavtale over 8 år, med en maksimal totalverdi på 530 millioner kroner. Avtalen omfatter daglig drift av kantiner, intern restaurant og kaffebarer, levering av mat til møter og arrangementer, drift av salgsautomater, kaffeservice, og levering av frukt, med opsjoner på planteservice, drikkevannsløsninger, kaffebønner, kaffemaskiner, og småkjøkkenutstyr. Tjenestene skal leveres i Oslo. Tildelingskriteriene er pris (45%), kvalitet (35%), og miljø (20%). Kvalifikasjonskrav inkluderer dokumentasjon av tre relevante kontrakter fra de siste tre årene for kantinetjenester og restaurantdrift, samt miljøledelsestiltak hvor ISO 14001 eller tilsvarende sertifisering kan benyttes som dokumentasjon.
Slipp å lese og skrive alt selv, la Cobrief gjøre det for deg!
Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS) har til hensikt å inngå en fellesavtale med en leverandør for å dekke departementsfellesskapets behov for kantinetjenester. Anskaffelsen av kantinetjenester omfatter daglig drift av kantiner i departementsfellesskapet, intern restaurant og kaffebarer, levering av mat til møter og arrangement, drift av salgsautomater, kaffeservice på kaffeautomater og levering av frukt. Anskaffelsen omfatter opsjoner på planteservice, drift og levering av drikkevannsløsninger og levering av kaffebønner og kaffemaskiner, og småkjøkkenutstyr.
Hovedtrekk i prosedyren
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften), del I og del II etter anskaffelsesprosedyren åpen tilbudskonkurranse, jf. anskaffelsesforskriften § 5 -1 (2), bokstav b. Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre dialog gjennom forhandlinger med 3 – 5 leverandører som inngir tilbud i konkurransen. Utvelgelsen av leverandørene som inviteres til forhandlinger vil bli foretatt etter en evaluering av tilbudene i henhold til tildelingskriteriene. Dialogen kan begrenses til å omhandle mindre avklaringer av tilbudene, men kan også omhandle alle sider av tilbudene og andre mottatte dokumenter eller opplysninger. Dersom oppdragsgiver etter at tilbudene er mottatt vurderer det slik at det er mest hensiktsmessig å tildele kontrakt uten å gjennomføre dialog i form av forhandlinger, vil oppdragsgiver forbeholde seg denne muligheten. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente å forhandle om sitt tilbud. Oppdragsgiver oppfordrer derfor leverandørene til å levere tilbud i henhold til de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget.
Tildelingskriterium 1
Tildelingskriterium 1 (TK1) Pris
Tildelingskriterium 2
Tildelingskriterium 2 (TK2) Kvalitet
Tildelingskriterium 3
Tildelingskriterium 3 (TK3) Miljø Anskaffelsesforskriftens § 7-9 (4) viser til at hovedregelen om vekting av miljø med 30% «(…) kan erstattes med klima- og miljøkrav i kravspesifikasjon, dersom det er klart at dette gir en bedre klima- og miljøeffekt (…).» I DFØs veileder vises det til at vurderingen vil bero på en konkret vurdering av hvilke klimaavtrykk og miljøbelastninger anskaffelsen har; hvilke klima- og miljøhensyn som vil ha en effekt på disse; og en sammenlikning og vurdering av om det gir bedre klima- og miljøeffekt å bruke klima- og miljøkrav i kravspesifikasjon i stedet for å ivareta hensynene i tildelingskriteriene. Det å påvise en marginalt bedre effekt ved bruk av kravspesifikasjon er tilstrekkelig. Anskaffelsen gjelder kjøp av kantinetjenester. Kjøp av mat og drikke er oppført på DFØs høyrisikoliste1 og er oppført som en prioritert innkjøpskategori i Handlingsplan for økt andel klima- og miljøvennlige anskaffelser og grønn innovasjon.2 Dette skyldes høy grad av klima- og miljøbelastning gjennom hele produksjons- og bruksfasen av produktene, blant annet grunnet faktorer som høyt vannforbruk og bruk av kjemikalier i landbruket, frakt og transport over større avstander, samt betydelige mengder matsvinn. Samlet sett står matproduksjon for nærmere en tredjedel av de globale klimagassutslippene.3 Både DFØ og Miljødirektoratet anbefaler å fokusere på to tiltak som har stor effekt, herunder forbruk i tråd med gjeldende nasjonale kostråd og reduksjon av matsvinn.4 Man kan også fokusere på tiltak som fremmer bærekraftig og økologisk landbruk, samt bruk av sesongbaserte, lokale råvarer, ettersom dette vil redusere klima- og miljøbelastningen fra produksjon og transport. Oppdragsgiver har vurdert at man gjennom å stille slike strenge minstekrav i kravspesifikasjon, som ivaretar foreslåtte tiltak, vil være sikret enn bedre klima- og miljøeffekt enn gjennom bruk av et tildelingskriterium. Det stilles minstekrav som ivaretar nasjonale anbefalinger/kostholdsråd; bruk av sertifiserte råvarer og økologiske produkter; forbud mot bruk av palmeolje; reduksjon av og prioritert bruk av miljømerkede forbruksartikler og emballasje; bruk av flerbruksbeholdere (for å redusere emballasje); krav til håndtering av mat til overs og matsvinn, samt bidrag til bransjestatistikk for matsvinn; avfallshåndtering; og omfattende miljørapportering. Oppdragsgiver mener at slike minstekrav vil gi en bedre klima- og miljøeffekt basert på flere faktorer. For det første er krav i kravspesifikasjon i seg selv absolutte, mens kriterier er relative. Å stille krav vil derfor sikre at den ønskede klima- og miljøeffekten oppnås. For det andre viser markedsdialog at det aktuelle markedet er modent og det vil være lite egnet å evaluere på foreslåtte minstekrav ettersom det vil være vanskelig å skille leverandørene fra hverandre. De vil sannsynligvis oppnå en veldig lik score og effekten av kriteriet utlignes. I tillegg er krav til merkeordninger og sertifiserte produkter, som oppdragsgiver anser som særlig viktig for konkurransen og for å oppnå egne miljømål, som regel prisdrivende. Ved bruk av tildelingskriterium vil man derfor, selv med 30% vekting av miljøkrav, kunne risikere at pris blir utslagsgivende i konkurransen og at man dermed ender opp med produkter uten merkeordning. Oppdragsgiver mener derfor at man i denne anskaffelsen vil få en bedre klima- og miljøeffekt av å bruke klima- og miljøkrav i kravspesifikasjon i stedet for å ivareta hensynene i tildelingskriteriene. Unntaksbestemmelsen i anskaffelsesforskriftens § 7-9 (4) første punktum vil derfor komme til anvendelse. Oppdragsgiver er derfor ikke forpliktet til å vekte klima- og miljø med 30% og kan i utgangspunktet kun benytte klima- og miljøkrav i kravspesifikasjon. Oppdragsgiver vil imidlertid at miljø allikevel inngår som et av tildelingskriteriene med 20% vekting. Det vil sørge for at miljø fortsatt får en betydelig plass i konkurransen (i kombinasjon med strenge minstekrav i kravspesifikasjon), samt at oppdragsgiver får evaluert leverandørene innenfor andre temaer hvor markedet fremstår noe mer umodent og det kan være mer variasjon i hva de kan tilby.
Kvalifikasjonskrav 1
Kredittvurdering Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne gjennomføre en kontrakt av lignende art og omfang, hvor blant annet kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. • Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eller annen dokumentasjon på at kravet er oppfylt. Kredittvurderingen skal inneholde kredittverdighetsgrad (rating) av leverandøren – typisk angitt ved ratingkode eller kortfattet tekst. Vurderingen skal inkludere eller være vedlagt en forklaring på ratingkoden/skalaen av mulige ratingkoder. Vurderingen bør basere seg på siste årsregnskap.
Kvalifikasjonskrav 2
Leverandørens registrering, autorisasjon mv. Leverandøren skal være en lovlig etablert virksomhet. • Norske virksomheter: Firmaattest eller utskrift fra Enhetsregisteret for ikke registreringspliktige enkeltpersonsforetak. • Utenlandske virksomheter: Bekreftelse på at virksomheten er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor virksomheten er etablert. Bekreftelsen kan leveres skriftlig eller ved henvisning til BRIS.
Kvalifikasjonskrav 3
Leverandørens erfaring Leverandøren skal ha erfaring med oppdrag som har omfattet: - Levering av kantinetjenester - Drift av restaurant og utarbeidelse av menyer Beskrivelse av (1) Leverandørens tre mest relevante og lignende kontrakter/oppdrag fra de tre siste årene for levering av kantinetjenester. (2) Leverandøren skal beskrive inntil de tre mest relevante og lignende kontrakter/oppdrag fra inntil de tre siste årene for drift av restaurant og utarbeidelse av menyer med minst tre retter av høy kvalitet tilsvarende «fine dining» og gourmetmat til representasjon. Beskrivelsene skal også inkludere oppdragets verdi (der det er mulig), tidspunkt og navn på mottaker.
Kvalifikasjonskrav 4
Miljøledelsestiltak Leverandøren skal ha miljøledelsestiltak som sikrer at avtalens miljøkrav blir etterlevd. • En beskrivelse av leverandørens miljøledelsestiltak. • Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn eller tilsvarende, kan det legges ved kopi av gyldig sertifikat under forutsetning av at miljøledelsestiltakene er omfattet av sertifiseringsordningen. Leverandøren skal også legge ved utdrag fra sertifiseringen som viser de relevante miljøledelsestiltakene, eller beskrive disse.