Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Oppdragsgiver har til hensikt å inngå avtale for løpende kjøp av utskrift, kopi og skann ("Print as a Service") som en tjeneste for åtte kommuner i Telemark (Kviteseid, Nissedal, Nome, Midt-Telemark, Vinje, Seljord, Tokke og Fyresdal).Hovedtrekkene i prosedyrenOppdragsgiver ønsker å inngå avtale med en leverandør som skal påta seg totalansvar for å dekke Oppdragsgivers behov for en moderne, brukervennlig og sikker løsning for utskrift, kopiering og skanning. Løsningen skal dekke alle administrative prosesser for produktområdet. Tjenesten skal som hovedregel leveres som en skybasert løsning, med unntak for enkelte sikre soner der lokal installasjon kreves, eksempelvis områder knyttet til pasientregistrering og annen sensitiv informasjon. Leveransen skal være en helhetlig tjeneste som inkluderer alle nødvendige tjenester, programvare og utstyr for å dekke Oppdragsgivers behov, slik beskrevet i konkurransegrunnlaget med vedlegg.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Anne Birgit Tresland

Kontakt telefon

+47 35059000

Kontakt e-post

antr2005@intk.no

Adresse

Bøgata 67, 3800 BØ I TELEMARK

Kvalifikasjonskrav

Tildelingskriterier

Pris

30%

Beskrivelse

Leverandøren skal fylle ut Vedlegg 2 - Prisskjema. Alle oppgitte priser skal dekke samtlige krav knyttet til maskiner og den fullstendige løsningen, inkludert nødvendige tjenester og tilleggskostnader, som spesifisert i konkurransegrunnlaget. Dersom det er kostnader knyttet til ferdig oppsatt og levert løsning som ikke er inkludert i prisskjemaet, skal disse kostnadene tydelig beskrives og spesifiseres i tilbudet. Dersom dette ikke er gjort, vil slike kostnader anses som inkludert i oppgitte priser. Oppgitte priser skal som minimum dekke følgende: • Maskinparkens kostnader, inkludert alle tilleggsfunksjoner. • Programvare, lisenser, kortløsning, sikkerhetstjenester, drift, service, support, tonere, forbruksmateriell, vedlikehold og forvaltning. • Overvåkning og rapportering, samt eventuelle tilleggstjenester. • Installasjon, frakt og levering av maskiner, utstyr, tonere og forbruksmateriell. • Eventuelle andre kostnadselementer som fremgår av prisskjema og konkurransedokumentene.

Evalueringsmetode

Evalueringen baseres på «Sum samlet tilbudspris per år» i prisskjema. Poenggivning vil vektlegge totalprisen som en helhet, og lavest pris vil oppnå høyeste score. For evaluering av pris benyttes en skala fra 0 til 100 poeng, hvor lavest pris gis maksimalt 100 poeng. Øvrige tilbud gis poeng basert på forholdsmessig prisforskjell beregnet etter følgende formel: (lavest pris / tilbudspris) x makspoeng (100 poeng). Maksimal poengsum som kan oppnås er 30 poeng.

Kvalitet

Sikkerhetsløsninger (25%) | Beskrivelse av leverandørens løsning innen lisenser, programvare og produktportefølje (25%) | Follow-me-løsning (25%) | Kundeservice (25%)

40%

Beskrivelse

Evalueringen vil skje slik at beste tilbud, vurdert etter en helhetlig og dokumentert vurdering basert på Oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn, vil gis høyest score. Øvrige tilbud vil tildeles poeng etter relative avvik fra beste tilbud. Kriteriet består av fire vurderingspunkter, som alle vektes likt. Hvert punkt kan gi inntil 10 poeng, og maksimal poengsum for tildelingskriteriet er 40 poeng. Besvarelsen av tildelingskriteriet 2, skal leveres som et eget dokument i PDF-format.

Evalueringsmetode

Beste tilbud, vurdert etter en helhetlig og dokumentert vurdering basert på Oppdragsgivers innkjøpsfaglige skjønn, vil gis høyest score. Øvrige tilbud vil tildeles poeng etter relative avvik fra beste tilbud. Hvert punkt kan gi inntil 10 poeng, og maksimal poengsum for tildelingskriteriet er 40 poeng.

Delkriterier

Sikkerhetsløsninger

25%

Beskrivelse

Det vil bli lagt vekt på i hvilken grad den tilbudte løsningen har en robust sikkerhetsarkitektur, og hvor godt den er i stand til å forebygge, oppdage og håndtere sikkerhetstruende hendelser og digitale angrep. Besvarelsen skal være kortfattet og ikke overstige 500 ord.

Beskrivelse av leverandørens løsning innen lisenser, programvare og produktportefølje

25%

Beskrivelse

Leverandøren skal beskrive løsningen som tilbys innen følgende områder for denne avtalen, jf. linje 9 og 10 i prisskjemaet (se fanen «Prisskjema»): • Lisenser • Programvare. Beskrivelsen skal redegjøre for hvordan løsningene fungerer, og hvordan de er tilpasset oppdragsgivers behov. Det skal også beskrives produktportefølje på støttesystemer og sikkerhetsløsninger som leverandøren kan levere. Dette skal omfatte både inkluderte og ikke inkluderte løsninger i leveransen. Dersom det er integrasjoner mot 3. pars som leverandøren ønsker å løfte fram er det mulig her. Besvarelsen skal ikke overstige 1000 ord.

Follow-me-løsning

25%

Beskrivelse

Leverandøren skal beskrive sin løsning for Follow-me-funksjonalitet, inkludert hvordan den støtter sikker og fleksibel utskriftshåndtering for ulike brukergrupper. Beskrivelsen skal som minimum omfatte: • Hvordan løsningen sikrer autentisering og sikker tilgang til utskrift, inkludert hvilke metoder som benyttes (f.eks. kort eller PIN). • Hvordan løsningen håndterer utskriftsstyring, inkludert køhåndtering, frigivelse av dokumenter og brukeropplevelse. • Løsningens brukervennlighet, herunder hvordan den tilpasses ulike brukergrupper og behov (f.eks. elever, ansatte, administrasjon). • Løsningens skalerbarhet og fleksibilitet i avtaleperioden, inkludert støtte for fremtidige behov, endringer i infrastruktur og eventuell integrasjon med eksisterende systemer. Besvarelsen skal være kortfattet og ikke overstige 500 ord.

Kundeservice

25%

Beskrivelse

Tilgang til et velfungerende support- og serviceapparat er et krav. Den leverandøren som tilbyr den mest responsive, strukturerte og effektive kundeserviceløsningen vil oppnå høyest score. Det vil særlig premieres dersom leverandøren: • Beskriver hvordan kort responstid og høy tilgjengelighet sikres, for eksempel gjennom bemanning, digitale systemer, åpningstider og etablerte rutiner for henvendelser. • Har en tydelig organisering av supporttjenester, inkludert kontaktpunkter, ansvarsfordeling og rutiner for eskalering av saker som ikke kan løses umiddelbart. • Viser en proaktiv tilnærming til problemløsning og oppfølging, herunder hvordan leverandøren jobber for å forhindre gjentakende feil og forbedre tjenesten over tid. • Tilbyr kundeservice som en rådgivende samarbeidspartner, som bidrar med innsikt, forbedringsforslag og støtte til Oppdragsgiver gjennom hele avtaleperioden. Besvarelsen skal være kortfattet og ikke overstige 500 ord.

Miljø

30%

Beskrivelse

Oppdragsgiver vil vurdere hvordan leverandøren kan bidra til å redusere klima- og miljøpåvirkning gjennom sirkulære og bærekraftige løsninger knyttet til denne anskaffelsen. Besvarelsen skal være kortfattet og konkret (maksimalt 800 ord). Den bør inneholde, men er ikke begrenset til, følgende punkter: • Levetidsforlengelse: Beskrivelse av konkrete tiltak leverandøren tilbyr for å forlenge levetiden på multifunksjonsmaskiner, herunder vedlikehold, serviceordninger, tilgang til reservedeler og tekniske løsninger som reduserer behovet for utskiftning. • Behovsanalyse og optimalisering: Redegjørelse for hvordan leverandøren gjennomfører behovsanalyser og gir anbefalinger til kommunene for å redusere antall maskiner og sikre at leverte maskiner er tilpasset faktisk behov og bruksmønster. • Gjenvinning og gjenbruk: Beskrivelse av hvordan leverandøren håndterer maskiner og komponenter ved endt levetid, inkludert rutiner for gjenvinning, gjenbruk og miljøvennlig avhending. Besvarelsen av tildelingskriteriet 3, skal leveres som et eget dokument i PDF-format.

Evalueringsmetode

Besvarelsen vil bli skjønnsmessig vurdert og sammenlignet mellom tilbyderne. Den beste besvarelsen vil tildeles 30 poeng, og øvrige tilbud vil få poeng forholdsmessig basert på relative avvik fra beste tilbud. Flere tilbydere kan få samme poengsum dersom besvarelsene vurderes som likeverdige.

Se hele utlysningen