Anskaffelsens formål er å inngå en avtale med én leverandør om levering av en fullintegrert løsning for HR- og lønnsfunksjonene i Ferde. Oppdragsgiver ønsker med denne anskaffelsen å konsolidere systemer og avtaler, redusere ressursbruk, forenkle avtaleforvaltning og etterlevelse med hensyn til sikkerhet og personvern, samt forbedre brukeropplevelsen for hele organisasjonen.Hovedtrekkene i prosedyrenInnenfor HR, kreves blant annet funksjonalitet knyttet til on- og off-boarding, medarbeidersamtaler, sykefraværsoppfølging, kompetanse, håndbøker og personalregister. Lønnstjenester/-system skal tilfredsstille alle formelle krav til håndtering av lønn, slik som innberetning og rapportering, godtgjørelser, personforsikringer, ulike lønnstrekk, behandling av reiseregninger, med mer. Løsningen skal kommunisere direkte med dagens regnskapssystem, Xledger, og skal også kunne behandle og følge opp refusjonsberettiget fravær mot NAV, rapportering i Altinn, samt skattekort fra Skatteetaten. Ferde har lønnsutbetaling til ca. 50 personer.
I tillegg kreves det at løsningen har funksjonalitet for registrering av fravær og timeføring.
Oppdragsgiver skal i avtaleperioden ha rett til å innlemme ny funksjonalitet i løsningene dersom slik funksjonalitet blir tilgjengelig i løpet av avtaleperioden. Nyeste versjon av systemet/systemene skal til enhver tid være tilgjengelig for Oppdragsgiver uten ekstra kostnad, senest ved oppstarten av et nytt avtaleår for kontrakten.
Leverandøren som vinner frem i konkurransen må bistå med import fra eksisterende systemer og til nytt/nye systemer.
Oppdragsvier skal kjøpe lønnstjenester fra vinnende leverandør i konkurransen. Som opsjon, skal Oppdragsgiver håndtere lønnskjøringen selv. Tilbyder må informere i prisskjemaet hvor mye rimeligere dette vil være for Oppdragsgiver sammenlignet med å kjøpe lønnstjenestene fra Tilbyder.
Ved utløsing av opsjonen nevnt over, ønsker Oppdragsgiver muligheten til å inngå en beredskapsavtale med Tilbyder, der lønnstjenestene kan være tilgjengelig med 5 virkedagers varsel. Dersom dette kan tilbys, ber vi Tilbyder om å oppgi pris for slik avtale og pris pr. lønnskjøring.
Dersom Tilbyder har egne kurs- og rådgivningstjenester, ønskes disse beskrevet som en opsjon i tilbudet. Beskrivelsen bør omfatte hvilke oppslagsverk, kurs, samt rådgivningstjenester som kan tilbys innenfor HR og lønn. Dersom dette kan tilbys, må Tilbyder oppgi pris for dette i prisskjemaet.
