Anskaffelsens formål er å inngå kontrakt om kjøp av skybasert styringssystem for kvalitet og internkontroll som skal bidra til at NGU som statlig virksomhet overholder krav om internkontroll i det daglige arbeidet, samt sørger for målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av lover og regler.
Løsningen skal leveres som skytjeneste (SaaS).Hovedtrekkene i prosedyrenAnskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (LOA)
og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, jfr. § 13-1 (2).
Dette er en to trinns prosedyre, som innledes med en kvalifiseringsfase (fase 1). Alle interesserte leverandører kan levere inn forespørsel om å delta i konkurransen. Bare leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene og som blir invitert, får anledning til å levere tilbud i neste trinn av konkurransen (fase 2). Oppdragsgiver planlegger å invitere inntil syv (7) leverandører til å levere tilbud. Dersom flere enn 7 kvalifiserte leverandører leverer forespørsel om deltakelse i konkurransen, vil oppdragsgiver velge hvilke leverandører som får gi tilbud på grunnlag av utvelgelseskriteriene, jf. pkt. 9.1.
Etter mottak av tilbud i fase 2 vil alle tilbudene være gjenstand for førstegangs evaluering før
oppdragsgiver så vil kalle inn til forhandlinger.
4.2.1 Gjennomføring av forhandlinger
Forhandlingene kan forløpe i flere faser, og oppdragsgiver forbeholder seg retten til å redusere det antallet tilbud det skal forhandles om, jf. FOA § 23-11. En første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. Reduksjonen vil skje på bakgrunn av oppgitte tildelingskriterier. Minst 3 leverandører vil motta invitasjon til forhandlinger, forutsatt at det foreligger et tilstrekkelig antall tilbud. Reduksjon av antall tilbud kan også foretas i forkant av eventuelle senere forhandlingsrunder. Forhandlingene kan gjelde alle sider av tilbudet. Forhandlingene kan gjennomføres i møter, skriftlig eller muntlig.
Etter forhandlinger og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering bli foretatt og kontrakt tildelt.
Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelses-dokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24-8 (1) b.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele kontrakten etter førstegangs evaluering (uten forhandlinger), dersom oppdragsgiver anser dette som hensiktsmessig.
