DTU ønsker at etablere et dynamisk indkøbssystem. Baggrunden for at etablere det dynamiske indkøbssystem er, at DTU løbende har behov for at indkøbe diverse typer af inventar og møbler. DTU har behov for at indkøbe mange forskellige typer af møbler og inventar i forbindelse med den almindelige bygningsdrift, vedligeholdelse samt til brug for nybyggerier og innovative projekter. Mange af disse indkøb kan ikke forudsiges på forhånd, og samtidigt vil indkøbene også varierer markant i varetyper og omfang. Formålet med etableringen af Indkøbssystemet er således at sikre, at DTU kan afløfte udbudspligten for fremtidige indkøb af forskellige typer af møbler og inventar. Det omfatter indkøb af nye og brugte produkter, indkøb af produkter til indendørs og udendørs brug, udfærdigelse af tegninger på nye produkter samt indkøb af standard og specialtilpassede møbler og inventar. Indkøbene kan ligeledes konkret vedrøre indkøb af møbler og inventar, der er produceret af bæredygtige materialer eller gennem bæredygtige fremstillingsmetoder. Indkøbene er opdelt i følgende forskellige kategori: • Kategori nr. 1 – Møbler og inventar • Kategori nr. 2 - Køkken- og badinventar • Kategori nr. 3 – Gardiner og solafskærmning • Kategori nr. 4 - Møbler til laboratorier Indkøbssystemet er gældende for alle DTU’s lokationer: • Lyngby • Ballerup • Risø • Silkeborg • Nykøbing Mors • Hirtshals • Sisimuit (Grønland) • Høvsøre • ØsterildHovedtrekkene i prosedyrenDet dynamiske indkøbssystem etableres i overensstemmelse med afsnit II i lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer ("udbudsloven"). Baggrunden for at etablere Det Dynamiske Indkøbssystem er, at DTU løbende har behov for at indkøbe diverse typer af inventar og møbler. Formålet med etableringen af Indkøbssystemet er således at sikre, at DTU kan afløfte udbudspligten for fremtidige indkøb af forskellige typer af møbler og inventar.
Et dynamisk indkøbssystem er en elektronisk indkøbsproces, der bedst lader sig beskrive som en slags åben rammeaftale, hvor DTU får mulighed for at konkurrenceudsætte sine indkøb i takt med, at behovet opstår. De enkelte indkøb konkurrenceudsættes således løbende blandt samtlige tilbudsgivere, som er optaget i indkøbssystemet.
Et dynamisk indkøbssystem skal følge proceduren for et begrænset udbud. Et begrænset udbud består af en prækvalifikationsfase og en tilbudsfase. I relation til et dynamisk indkøbssystem udgør prækvalifikationen selve etableringen af det dynamiske indkøbssystem, mens tilbudsfasen først gennemføres ved de konkrete indkøb, der ønskes gennemført under det dynamiske indkøbssystems løbetid.
Et dynamiske indkøbssystem er dog åbent i den forstand, at enhver ansøger, som opfylder egnethedskriterierne, har mulighed for at blive optaget i systemet og på listen over mulige tilbudsgivere. Der gælder ikke nogen grænse for, hvor mange tilbudsgivere, der kan optages i systemet, og kredsen af mulige tilbudsgivere vil således kunne ændre sig i hele indkøbssystemets løbetid – af denne grund siges systemet at være "dynamisk".