Konkurransen er avsluttet og vinner har blitt valgt.
Brief
Datamaskinhandel og tilhørende utstyr
Departementenes Digitaliseringsorganisasjon (DIO) har inngått en avtale med Ricoh Norge AS om å levere en SaaS-løsning for møteromsbooking med tilhørende utstyr (skjermer) i Oslo, med en varighet på 2 år og en total verdi på 9 millioner kroner. Løsningen skal administrere møterom og andre fellesrom, primært i forbindelse med det nye regjeringskvartalet. Det ble lagt vekt på kvalitet, spesielt oppfyllelse av bør-krav, brukeropplevelse (UX), universell utforming (UU), drift av utstyr og levering, samt miljøhensyn knyttet til utstyrets livssyklus og datasenterets klima- og miljøbelastning. Fem leverandører deltok i konkurransen.
Slipp å lese og skrive alt selv, la Cobrief gjøre det for deg!
Anskaffelsens formål og omfang DIO skal anskaffe en SaaS-løsning for møteromsbooking med tilknyttede tjenester og noe utstyr. Formålet med anskaffelsen er en strømlinjeformet måte å administrere møterom og andre fellesrom for møteromsansvarlige, og for brukere å booke rom som skal ha tilgang til ett eller flere av rommene systemet administrerer. Systemet skal tas i bruk i forbindelse med nytt regjeringskvartal, men er ikke begrenset til dette. Også rom i andre bygg kan administreres gjennom samme rombookingsystem.
Også noe utstyr (skjermer) vil være en del av anskaffelsen.
Leverandøren må ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA.
Tildelingskriterier
Beskrivelse
Tilbyders pris for SaaS for fire år regnes ut etter prisene i F-kolonnen i pristabellen. Priser som er gjentagende og oppgis per år, vil multipliseres med fire før de summeres. Priser som er engangsutgifter, går inn i summeringen som de er. For utstyret vil summen i celle F7 brukes.
Beskrivelse
Kvalitet er vurdert ved å sammenligne leverandørenes tilbudte løsningers egenskaper og tilbudte utstyrs egenskaper. Kun forskjeller av betydning for kunden er tillagt vekt i evalueringen. Følgende elementer er særlig vektlagt i evalueringen: -Oppfyllelse av bør-krav -UX for alle forskjellige roller/brukere av løsningen -Drift av utstyr -Levering. Under dette tildelingskriteriet gis poeng etter en sammenligning av de tilbudte løsningenes egenskaper og tilbudt utstyrs egenskaper. Tilbyders svar på bør-krav og dokumentasjon av JA-svar legges til grunn. Se fanen forklaringer i begge kravskjemaene. Hva leverandørene forplikter seg til av levering, vil også evalueres. Følgende elementer vil bli særlig vektlagt i evalueringen av løsningen: • Oppfyllelse av bør-krav • UX for alle forskjellige roller/brukere av løsningen • UU – hvilke relevante suksesskriterier i WCAG 2.1 blir ivaretatt i den tilbudte løsningen og på hvilken måte blir de ivaretatt (slik løsningen skal leveres) • Drift av utstyr • Levering Forskjeller i tilbudte løsningers egenskaper vil tillegges større vekt enn forskjeller i tilbudt utstyrs egenskaper. Vurderingen gjøre ut ifra innsendt dokumentasjon på løsning og utstyr. Leverandør kan også sende inn annen dokumentasjon ut over svar på kravmatrisen for å dokumentere oppfyllelse av UX og UU. Sørg for gode veiledninger som viser hvordan applikasjonen brukes av forskjellige brukere. Kun forskjeller av betydning for kunden vil tillegges vekt i evalueringen.
Beskrivelse
Miljø evalueres på følgende: • Klima og miljøbelastningene i et livssyklusperspektiv for tilbudt utstyr (rompanel, oversiktskjerm og kiosk-løsning). Følgende vil vektlegges: o Garanti-tid på tilbudt utstyr – oppgis i pristabellen o Robusthet o Tiltak for å redusere klima- og miljøbelastningen på tilbudt utstyr • Klima og miljøbelastningen til datasenteret der tilbudt SaaS-løsning kjøres. Basert på antatt forbruk vil klima- og miljøbelastningen til SaaS-løsningen antageligvis være langt mindre enn utstyret som skal kjøpes inn. I evalueringen av tildelingskriteriet miljø, vil derfor «Klima og miljøbelastningene i et livssyklusperspektiv for tilbudt utstyr» telle langt mer enn tiltak for å redusere klima- og miljøbelastningen på datasenteret løsningen leveres fra.
