Regjeringens representasjonsanlegg (RRA) omfatter både hotellvirksomhet og arrangementslokaler, samt drift av statsministerboligen. RRA benyttes til offisielle besøk fra inn- og utland. I dag er driften av RRA underlagt Utenriksdepartementet, men vil i løpet av kontraktsperioden overføres fra UD til Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon (DSS).
Avtalen skal dekke bemanningsbehov i forbindelse med arrangementer, konferanser, middager og øvrige serveringsoppdrag ved Regjeringens representasjonsanlegg.
Oppgavene som kreves utført er av stor variasjon, og inkluderer blant annet: oppdekking, servering, forberedelse til arrangement, rydding underveis og i etterkant (eksempelvis pussing av glass og bestikk, håndtere tomgods o.a.), oppvask, stenging av lokalet (søppelhåndtering ol.), og bistand til forefallende arbeid (eksempelvis pussing av sølv, vask av utemøbler, stryking av flagg og pussing av lysekroner). Det presiseres at listen over oppgaver ikke er uttømmende, og at andre tilsvarende oppgaver dermed må kunne påregnes i forbindelse med det enkelte avropet.
Det er et ønske om en mest mulig stabil stab av innleid personell. Dette for å skape tillit, kontinuitet og rolleforståelse. Behovet for fleksibilitet og raske endringer i denne rammeavtalen er stort. Behovet for innleid personell påvirkes av det politiske bildet, hvilket innebærer at bestillingen ofte kommer kort tid i forveien og tilsvarende gjelder for avbestillinger. Bestilling av innleid personell vil normalt være på kortere varsel enn 14 dager.
Det vil inngås en rammeavtale med én leverandør.
Rammeavtalen skal ha en varighet på 2 år fra signering. Oppdragsgiver har rett til å forlenge rammeavtalen med ytterligere ett år av gangen inntil 2 ganger (2+1+1).
RRA har i gjennomsnitt rundt 80 arrangementer årlig hvor det et nødvendig med å leie inn ekstra personell. Det pleier å leies inn mellom én og femten personer til ett arrangement. Rammeavtalens økonomiske omfang anslås å være kr 1 000 000 ekskl. mva. per år. Estimatet baseres på erfaringstall, men estimatet er noe usikkert. Estimatet er ikke bindende for UD og vil være avhengig av budsjettildelingen til enhver tid. Samlet maksimalt uttak for rammeavtalen er satt til kr 6 000 000 ekskl. mva. for hele kontraktsperioden på totalt fire år (inkludert opsjon).
Avtalen er ikke eksklusiv. Kunden har en rett, men ingen plikt, til å tildele kontrakter på denne rammeavtalen. Kunden er ikke forpliktet til å kjøpe et bestemt volum i rammeavtaleperioden.
Oppdragsgiver vil tildele kontraktene under rammeavtalene i tråd med prosedyrer beskrevet i rammeavtalens bilag 2.
For nærmere beskrivelse av leveransen, se bilag 1 til avtalen.
