Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Trondheim kommune, heretter kalt oppdragsgiver innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale for kjøp, levering og montering av møbler/løst inventar til kommunens enheter. Trondheim kommune skal inngå rammeavtaler på møbler som er designet for en sirkulær økonomi og sikrer tilgang på miljøvennlige møbler av høy kvalitet med fokus på bærekraft og lang levetid. Det skal inngås rammeavtale med en leverandør pr deltilbud. Det er deltilbud på barnehage, skole, kontor og institusjonsmøbler. For kjøp fra og med kr 1,1 mill kr eks. mva vil det gjennomføres egne konkurranser ved hjelp av Dynamisk innkjøpsordning eller egne anbudskonkurranser. Nærmere beskrivelse av konkurransen finnes i konkurransegrunnlag med vedlegg.

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Vibeke Klock Fleten

Kontakt telefon

+47 72540000

Kontakt e-post

flet@trondheim.kommune.no

Adresse

Munkegata 1, 7013 TRONDHEIM

Kvalifikasjonskrav

Tildelingskriterier

Pris

35%

Beskrivelse

Det skal oppgis priser i den rekkefølge som er forespurt i vedlegg 2 tilbudsskjema og prisskjema skal være komplett utfylt. Prisen skal oppgis i NOK eks. mva. og skal være levert og montert til den bestillende enhet kostnadsfritt. Produktene og prisene skal dekke minimumskravene i konkurransegrunnlagets vedlegg 1 Kravspesifikasjon (se også krav i Mercellportalen) og den beskrivelse som er oppgitt i tilbudsskjemaet. Prisene gjelder for avrop under kr 1,1 mill eks. mva. Leverandør skal fylle ut sine innkjøpspriser eks mva for produktene i Vedlegg 2 Tilbudsskjema, kolonne G, samt påslagsprosent i kolonne H. Påslaget i kolonne H skal være lik det som er oppgitt i tabellen øverst i tilbudsskjemaet for den produktkategorien varelinjen tilhører. Påslag oppgitt i tabellen er fast og bindende i avtaleperioden. Påslagsprosent skal gjelde for hele sortimentet leverandør har for produktkategorien i sin portefølje. Det kan tilbys ulik påslagsprosent for de ulike kategoriene. Netto innkjøpspris og påslagsprosent defineres slik: Netto innkjøpspris defineres som innkjøpsprisen leverandøren betaler for varen ekskl. mva. inkl. frakt og toll, fratrukket eventuelle rabatter (generelle og særskilt fremforhandlede rabatter, prisavslag, anbudsstøtte, kvantumsrabatter og lignende som Leverandøren får av produsenten/underleverandøren.) Netto innkjøpspris for egenproduserte varer defineres som alle leverandørens kostnader forbundet med produksjon, dvs. total tilvirkningskost på varen. Dette skal inkludere eventuell frakt og toll inn til Norge. Påslagsprosent skal inkludere alle øvrige kostnadselementer tilknyttet oppfyllelse av kontrakten, herunder bla lager-/varehåndtering, levering, retur av emballasje, fakturering mv., samt leverandørs fortjeneste. Det er ikke anledning til å tilby negativ påslagsprosent Oppdragsgiver skal ved forespørsel gis innsyn i leverandørens innkjøpspriser og påslagsprosent for å kontrollere at avtalte priser og betingelser overholdes. Leverandøren forplikter seg til, som et ledd i kontrollen, å gi innsyn i innkjøpsfaktura på den leveransen som oppdragsgiver til enhver tid ønsker å kontrollere. Leverandør kan ikke fakturere oppdragsgiver med en annen påslagsprosent enn de som er oppgitt i tabell oppgitt i tilbudsskjemaet Produktene i tilbudsskjemaet skal i avtaleperioden legges i E-handelskatalogen og prisene her skal være faste 1 avtaleår, med mulighet for justering 1 gang pr år jfr punkt 15.1 i kontrakten. Ark 2 Sortiment i tilbudsskjemaet: Leverandør skal sette opp liste over produsenter som er i deres sortiment innenfor rammeavtalens segmenter.

Evalueringsmetode

Ved evaluering av tildelingskriteriet pris, vil tilbudspris pr varelinje bli multiplisert med evalueringsvekten for varelinjen og kolonne J viser da vektet pris. Leverandør med laveste totalsum for kolonnen vektet pris oppnår 10 poeng, øvrige tilbud gis poeng i forhold til laveste pris.

Kvalitet - Produktvurdering

13%

Beskrivelse

Det skal i tilbudet legges ved produktark. Produktark skal være merket med nummerering som korresponderer med hver varelinje vedlegg 2 tilbudsskjemaet. Produktark skal inneholde informasjon om: 1. Riktig bilde av tilbudt produkt 2. Navn på produsent 3. Navn på produktet og link til produktets hjemmeside/nettside 4. Beskrivelse av produkt (inkludert egnethet og funksjonalitet for brukergruppen) 5. Tekniske spesifikasjoner (inkl informasjon om støy/støydemping) 6. Kjernemateriale, og om dette avviker fra spesifikasjon i tilbudsskjemaet 7. Utførelse/overflatemateriale, og om dette avviker fra spesifikasjon i tilbudsskjemaet 8. Mål, og om dette avviker fra spesifikasjon i tilbudsskjemaet 9. Informasjon om vedlikehold og rengjøring 10. Garantitid og forventet levetid fra produsent 11. Sertifiseringer Mangelfull beskrivelse av produkt i produktark i forhold til Oppdragsgivers liste ovenfor vil bli behandlet som avvik og mulig trekk ved evaluering av produktet. Ved evaluering av kvalitet og uttrykk vil det bli gitt poeng ut fra en skjønnsmessig helhetsvurdering av elementene i tildelingskriteriet. Elementene som vil bli vurdert er krav som er satt i konkurransen, funksjonalitet og egnethet for brukergruppen, materialbruk og overflate, ergonomi, design og helhetlig uttrykk, holdbarhet, stabilitet og sikkerhet, kvalitet tekstiler, rengjøring og vedlikehold. Tilbudte produkter vil bli vurdert etter følgende skala: 0- Uegnet-oppfyller ikke behov/krav 1- Svært lav behovstilfredsstillelse 2- Lav behovstilfredsstillelse 3- Middels god behovstilfredsstillelse, men ikke fullt samsvar 4- I samsvar med ønsket behovstilfredsstillelse og uttrykk 5- Svært god behovstilfredsstillelse i forhold til ønsket kvalitet Score for produktvurdering blir multiplisert med evalueringsvekt for aktuelt produkt og summert. Teoretisk mulig kvalitetsscore er Sum evalueringsvekt (100 %) x 5 poeng = 5 poeng, som ville vært oppnådd dersom en tilbyder tilbyr produkter som vurderes til poengscore 5 for for samtlige etterspurte produkter. Ved poenggivning for kriteriet tas det utgangspunkt i en forventningsverdi for score på 4,25 poeng(85 % av teoretisk mulig score). Oppnåelse av denne forventningsverdien gir 10 poeng på kriteriet. Tilbudene gis poengscore basert på relativ differanse i score sammenlignet med forventningsverdi for score. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere om det kan være behov for befaring av noen få produkter. Denne avgjørelsen vil bli tatt rett etter tilbudsfrist og melding om hvilke produkter som dette vil gjelde for, meddeles i melding via Mercell. Produkter som ikke oppfyller krav gis 0 poeng. Dersom 10 eller flere produkter eller produkter som samlet utgjør 10 % eller mer av estimert omfang gis 0 poeng vil Oppdragsgiver avvise tilbudet. Dersom 5 eller flere produkter eller produkter som samlet utgjør 5 % eller mer av estimert omfang gis 0 poeng kan Oppdragsgiver avvise tilbudet. Produkter som ikke oppfyller krav skal skiftes ut med produkt som oppfyller krav og det skal gis lik eller bedre pris enn det som er tilbudt, dersom tilbudet ikke blir avvist.

Evalueringsmetode

Tilbudte produkter vil bli vurdert etter følgende skala: * 0- Uegnet-oppfyller ikke behov/krav * 1- Svært lav behovstilfredsstillelse * 2- Lav behovstilfredsstillelse * 3- Middels god behovstilfredsstillelse, men ikke fullt samsvar * 4- I samsvar med ønsket behovstilfredsstillelse og uttrykk * 5- Svært god behovstilfredsstillelse i forhold til ønsket kvalitet Score for produktvurdering blir multiplisert med evalueringsvekt for aktuelt produkt og summert. Teoretisk mulig kvalitetsscore er Sum evalueringsvekt (100 %) x 5 poeng = 5 poeng, som ville vært oppnådd dersom en tilbyder tilbyr produkter som vurderes til poengscore 5 for for samtlige etterspurte produkter. Ved poenggivning for kriteriet tas det utgangspunkt i en forventningsverdi for score på 4,25 poeng(85 % av teoretisk mulig score). Oppnåelse av denne forventningsverdien gir 10 poeng på kriteriet. Tilbudene gis poengscore basert på relativ differanse i score sammenlignet med forventningsverdi for score.

Kvalitet - gjennomføringevne/kompetanse

7%

Beskrivelse

Oppdragsgiver setter rådgivning og god veiledning for å anskaffe funksjonelle møbler som dekker framtidens behov og løsninger, samt valg av miljøvennlige møbler høyt. Leverandør bes om å beskrive hvilke rutiner/systemer de har for å sikre og ivareta sin kompetanse og kapasitet slik at gjennomføringsevnen opprettholdes i avtaleperioden. Beskriv også leverandørens rutiner/system som sikrer relevant miljøkompetanse hos ansatte om produkter i sortimentet som ikke har en offisiell miljømerking (som Svanemerket (Type 1)) eller en tredjepartsverifisert miljødeklarasjon (EPD). Redegjør for hvordan denne informasjonen vil bli gjort tilgjengelig og presentert for oppdragsgiver (f.eks. ved kontakt med bestillende enheter), slik at våre medarbeidere enkelt kan identifisere og velge de mest bærekraftige alternativene ved bestilling. Bsvarelsen må tydelig fremkomme i eget vedlegg i tilbudet. Besvarelsen skal ikke overstige 2 A4-sider med normale marger, skrifttype Calibri eller Times New Roman, skriftstørrelse 12 og linjeavstand 1.

Evalueringsmetode

Det vil bli foretatt en innkjøpsfaglig vurdering og gitt score ut fra beskrivelsen i tilbudet. Konkrete tiltak med nytteverdi for oppdragsgiver vil bli premiert.

Kvalitet - servicekonsept

7%

Beskrivelse

Leverandør skal beskrive sine rutiner for- og håndtering av bestillinger og oppfølging av leveranser, inkludert kommunikasjon og samspill med oppdragsgiver gjennom denne prosessen. Leverandør skal også beskrive håndtering av avvik i forhold til avtalt leveringstid og avtalt leveranse. leverandør bes også beskrive sine rutiner for oppfølging av retur og reklamasjoner, loggføring og rapportering til kunden om reklamasjoner. Bsvarelsen må tydelig fremkomme i eget vedlegg i tilbudet

Evalueringsmetode

Det vil bli foretatt en innkjøpsfaglig vurdering og gitt score ut fra beskrivelsen i tilbudet.

Klima og miljø - Miljømerking Type-1

7%

Beskrivelse

Leverandør skal fylle ut kolonne K, L, M og N i Vedlegg 2, Tilbudsskjema. I kolonne K skal navnet på miljømerkeordning (eksempelvis Svanemerket, EU Ecolabel, Blå engel) relatert til aktuell produktpost oppgis. Tilhørende lisensnummer skal oppgis i kolonne L. I kolonne M skal det legges inn link som fører til aktuelt sertifikat, hvor miljøsertifiseringen for produktposten kan verifiseres gjennom punktene gitt i avsnitt “Krav til kolonne M”. Dersom sertifikatet ikke er tilstrekkelig eller utfyllende nok for verifisering, skal det i kolonne N legges inn en link eller navn på vedlagt dokument, hvor resterende informasjon fremkommer. Linker som oppgis i kolonne N og M må være tilgjengelige på internett, de må derfor føre til enten hjemmesiden til merkeordningen eller hjemmesiden til leverandør eller produsent. Det vil ikke bli gitt poeng til produkter hvor miljømerking ikke lar seg verifisere gjennom oppgitt link i kolonne M og eventuelt link eller vedlegg i kolonne N. Krav til kolonne M: Merkeordning, lisensnummer, produsent/lisensinnehaver, gyldighetsdatoer, produktnavn/artikkelnavn, artikkelnummer og beskrivelse av det sertifiserte produktet skal tydelig fremkomme av linken. Miljømerkingen skal være tredjepartsverifisert, så linker hvor dette ikke fremkommer og linker som fører til egenerklæringer eller tilsvarende vil få null uttelling. Kun informasjonen oppgitt i linken vil bli vurdert. Det betyr at det ikke vil tas hensyn til om det refereres eller linkes videre til informasjon et annet sted inne på sertifikatet. Om sertifikatet det linkes til inneholder vedlegg, må det være en tydelig kobling mellom vedleggene og miljøsertifiseringen, for å sikre at informasjonen er relevant og riktig. Koblinger skal derfor tydeliggjøres ved eksempelvis likt rapportnummer, artikkelnavn/produktnavn og lisensnummer. Om koblingen ikke er åpenbar vil informasjonen bli sett bort i fra. Krav til kolonne N: Det er kjent for oppdragsgiver at de ulike merkeordningene opererer med ulike typer sertifikater og oppgir ulik type/mengde informasjon både i sertifikater og på hjemmesidene deres. Om sertifikatet i kolonne M ikke inneholder alle postene som er listet opp over kan det oppgis en link i kolonne N til en PDF som inneholder resterende poster. Da må koblingen mellom informasjonen gitt i linken i kolonne M og linken i kolonne N tydelig fremkomme ved eksempelvis likt rapportnummer, artikkelnavn/produktnavn og lisensnummer, slik at det er tydelig at informasjonen er relevant og riktig. Om koblingen ikke er åpenbar vil informasjonen bli sett bort i fra. Det er også mulig å oppgi resterende poster i et vedlegg til tilbudet. Da skal navnet på vedlegget oppgis i kolonne N. Det som er nevnt over angående åpenbare koblinger vil også gjelde her. Under er en liste over ulike miljømerker Type-1 som vil gi uttelling: Nordic Ecolabel/Svanen EU Ecolabel hele møbel Blå engel/Blaue Engel NF Environment Svensk Möbelfakta FEMB level 3 Ikke uttelling: EU Ecolabel Tekstil + Økotex - 0 poeng EU Ecolable tekstil - 0 poeng Økotex - 0 poeng Greenguard Gold - 0 poeng Adherent Valdelia - 0 poeng Greenguard - 0 poeng EN 1335 - 0 poeng Grønt punkt - 0 poeng RSM & Co - Certificate of Compliance - 0 poeng Norsk Møbelfakta - 0 poeng ISO 14001:2004 - 0 poeng ISO 9001 - 0 poeng Teknos sertifisering på lakk - 0 poeng Miljøfytårn - 0 poeng BS 5459-2 - 0 poeng DNV - 0 poeng EPA - 0 poeng Grønt ansvar - 0 poeng Teknos - Declaration of conformity - 0 poeng Dekra Certified - 0 poeng TÜV Reinland Certified - 0 poeng GS Gesüfre Sicherheit - 0 poeng Danak Test - 0 poeng Ilac Mra - 0 poeng Type I miljømerker, som er regulert i standarden ISO14024, vil få full uttelling 1 poeng. For å få uttelling skal hele produktet være miljømerket. Det godkjennes om produkt i samme serie har avvik på lengde, bredde, dybde og høyde, men materialer og overflate må være lik det som er beskrevet i konkurransedokumentene.

Evalueringsmetode

Det vil gis 1 poeng for hvert produkt som det kan dokumenteres gyldig miljømerking type 1, disse skal være gyldige ved tilbudsfrist, for det konkrete produktet i varelinjen som er tilbudt. Antall godkjente miljømerkinger summeres og tilbud med høyeste antall godkjente type 1 miljømerking oppnår full score 10 poeng. Øvrige tilbud gis poeng i forhold til høyeste antall.

Klima og miljø - Miljødeklarasjon - EPD

7%

Beskrivelse

Leverandør skal i vedlegg 2 Tilbudsskjema kolonne O, P, Q og R sette inn og dokumentere at tilbudt produkt innehar en gyldig miljødeklarasjon slik at dette er verifiserbart for oppdragsgiver. EPD (utført i henhold til standarden ISO 14025) eller en LCA (livsløpsanalyse utført i henhold til ISO 14040 og ISO 14044). Miljødeklarasjonen skal være tredjepartsverifisert, så linker hvor dette ikke fremkommer og linker som fører til egenerklæringer eller tilsvarende vil få null uttelling. Kun informasjonen oppgitt i dokumentene fra link eller vedlegg vil bli vurdert. Det betyr at det ikke vil tas hensyn til om det refereres eller linkes videre til informasjon et annet sted inne på dokumentene. Tilbyder skal oppgi EPDer og LCAer for de spesifikke produktene de tilbyr i hver produktpost/varelinje. Dette betyr at eksempelvis kjernematerialer og overflatebehandlinger, samt tilvalg slik som armlener, nakkestøtte osv., på produktet det er beregnet EPD eller LCA på, må være likt som det spesifikke produktet som er tilbudt eller fremkomme som tilvalg med egne tabeller i EPDen. EPD: 1. Navn på hvem som har utstedt EPDen (eksempelvis EPD-Norge), lisensnummer/ID-nummer, produktnavn/artikkelnavn, artikkelnummer, gyldighetsdatoer, produsent/lisensinnehaver, beskrivelse av hvilket produkt som er sertifisert (med tilhørende overflatemateriale, kjernemateriale, tekstil osv.) og eventuelle tilvalg, skal tydelig fremkomme av link eller vedlegg fra kolonne Q. 2. EPDen må være gyldig ved tilbudsfrist. LCA: Systemgrense/livsstadiene som er benyttet i utregningen, datagrunnlag, antakelser (eksempelvis elektrisitetsmiks), kilder for datagrunnlag, datering av produksjonen av datagrunnlaget, beskrivelse av produktet det er utarbeidet en LCA for (med tilhørende overflatemateriale, kjernemateriale, tekstil osv.), hvem som har produsert LCAen og når den er produsert, skal tydelig fremkomme av link eller vedlegg fra kolonne Q. LCAen kan ikke være produsert mer enn fem (5) år før tilbudsfrist. Annen dokumentasjon enn de typene dokumentasjon beskrevet ovenfor godtas ikke, og vil ikke tas med i vurderingen.

Evalueringsmetode

Det vil gis 1 poeng for hvert produkt som det kan dokumenteres gyldig EPD evt LCA for det konkrete produktet i varelinjen som er tilbudt. Antall godkjente EPDèr summeres, tilbud med høyeste antall godkjente EPD oppnår full score 10 poeng. Øvrige tilbud gis poeng i forhold til høyeste antall.

Klima og miljø - Emballasje

7%

Beskrivelse

Leverandør bes beskrive tiltak for emballasjereduksjon. Redegjør for hvordan dere vil sikre en minimering av emballasje ved levering av produkter i avtaleperioden. Beskriv konkrete tiltak i egen virksomhet og krav som stilles til underleverandører. Beskriv hvordan dette skal måles og rapporteres til oppdragsgiver. Dokumentasjonskrav: En skriftlig redegjørelse (maks 1 A4-side) som beskriver: 1. Plan for reduksjonstiltak. 2. System for å involvere underleverandører. 3. Metode for måling og rapportering av resultat fra emballasjereduksjonen Tilbyder plikter å følge den tilbudte planen for emballasjereduksjon i avtaletiden. Resultater skal rapporteres til oppdragsgiver med avtalt frekvens (f.eks. årlig).

Evalueringsmetode

Innkjøpsfaglig skjønn brukes til vurdering av kriteriet.

Klima og miljø - Sporing i leveransekjeden

7%

Beskrivelse

Leverandør skal gjennomføre en sporing på 2 utvalgte artikler fra vedlegg 2 Tilbudsskjema, se kolonne S. For de 2 utvalgte artiklene skal følgende informasjon oppgis og vedlegges: 1. Totalt antall fabrikker/underleverandører involvert for produksjon og sammenstilling til endelig produkt. 2. Liste over de viktigste komponent- og råvareleverandørene for produktet inkludert opprinnelsessted for råvarene. 3. Sertifikater og lisensnummer for tredjepartssertifiseringer som fabrikkene/underleverandørene frem til ferdig produkt innehar. 4. Erklæring om produktens innhold av stoffer på REACH-kandidatlisten. Dokumentasjon: Leverandøren skal levere en skriftlig besvarelse kalt "Sporing i leveransekjeden".

Evalueringsmetode

Innkjøpsfaglig skjønn brukes til vurdering av kriteriet.

Se hele utlysningen