Om anbudet

Oppdragsbeskrivelse

Formålet med anskaffelsen er å etablere en skybasert løsning for konkurransegjennomføringverktøy (KGV) og kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV) levert som multi-tenant SaaS, som understøtter hele anskaffelses- og kontraktslivsløpet for deltakerne, i henhold til vedlagte kravspesifikasjon og bilag. Anskaffelsen omfatter flere innkjøpssamarbeid, samt enkelt kommuner og selskaper. Hvert av innkjøpssamarbeidene består av flere deltakende kommuner. I tillegg består flere av kommunene av deltakende KF. Noen innkjøpssamarbeid gjennomfører også anskaffelser for andre eksterne aktører, samt enkeltanskaffelser for deltakerkommunene.   Det vil variere hvem som deltar i en anskaffelse, og hvem anskaffelsen gjennomføres av. Løsningen må støtte at det er ulike deltakere i anskaffelsesprosessene, for eksempel følgende:  et innkjøpssamarbeid gjennomfører anskaffelsen for alle eller noen av sine kommuner og selskaper  et innkjøpssamarbeid gjennomfører anskaffelser for flere av innkjøpssamarbeidene, men der ikke nødvendigvis alle samarbeidene og/eller kommunene/selskapene som tilhører samarbeidene deltar  en enkelte kommune/selskap gjennomfører anskaffelsen selv  en kommune og/eller selskap gjennomfører anskaffelsen på vegne av en annen kommune/selskap/innkjøpssamarbeid I den enkelte kommune vil det variere om gjennomføring av anskaffelser er sentralisert eller desentralisert, eller delvis sentralisert, dvs. i hvor stor grad anskaffelser gjennomføres av virksomheter i kommunen eller av en innkjøpsavdeling e.l..  Utkast kravspesifikasjon:  Vedlagt følger utkast til kravspesifikasjon med tilhørende vedlegg. Det kan bli gjort mindre justeringer i denne før den gis til kvalifiserte leverandører. Avtaleperiode: Avtalen trer i kraft den dato den er undertegnet av partene. Avtalen gjelder i 3 (tre) år fra undertegning. Avtalen og Standardvilkårene fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen med mindre de sies opp av Kunden med 3 (tre) måneders varsel, før fornyelsestidspunktet. Avtalen har en maksimal varighet på 10 (ti) år.Hovedtrekkene i prosedyrenKonkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring

Kontaktinformasjon

Kontakt navn

Stian Busæt

Kontakt telefon

+4770162000

Kontakt e-post

Stian.Nesset.Busaet@alesund.kommune.no

Adresse

Keiser Wilhelms gate 11, 6003 ÅLESUND

Kvalifikasjonskrav

Firmaattest

Leverandør er registrert i et faglig register i medlemsstaten som leverandøren er etablert i. Som beskrevet i bilag XI til direktiv 2014/24/EU; leverandører fra visse medlemsstater kan være nødt til å oppfylle andre krav i nevnte bilag.

Tildelingskriterier

Pris

25%

Beskrivelse

Leverandør skal i kostnadsberegningen fylle ut vedlagt prisskjema, og levere som vedlegg til tilbudet i Excel-format. Alle felter i vedlagte prisskjema merket med gult skal fylles ut. Manglende utfylling av prisfelt vil kunne medføre vanskeligheter med å kunne vurdere tilbudet, og tilbudet vil da kunne bli avvist. Alle priser er i NOK, ekskl. mva., inkludert alle direkte eller indirekte utgifter og avgifter som kan tenkes påløpt i forbindelse med leveransen. Ordregebyr og fakturagebyr er å regne som utgifter. Prisene skal inneholde alle kostnader for kunde som inngår i denne konkurransen, herunder også innkjøpsproveny. Kostnader som leverandør vet vil tilkomme, men som ikke er spesifikt angitt i tilbudet, vil oppfattes som inkludert i de oppgitte kostnadene.

Evalueringsmetode

Totalsum fra prisskjemaet legges til grunn ved evaluering av pris. Ved vurdering av pris benyttes hybridmodell med knekkpunkt 1. Vedlagt følger mal for evalueringsmodellen. Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

Leverandørens tilbudte løsning

65%

Beskrivelse

Under dette tildelingskriteriet vil det både være testing av løsningen av faggruppe hos kunde via demobruker, samt leverandørs presentasjon av tilbudte løsning mot oppgitte senarioer. Leverandør skal gi kunden en demobruker til tilbudt løsning med alle funksjonaliteter som tilbys i tilbudet. Dette slik at løsningen kan testes ut i evalueringsfasen. Test gjennomføres med testdata (ikke reelle personopplysninger) og innenfor de funksjonene som er gjort tilgjengelig i demomiljøet. Leverandør må oppgi en kontaktperson som oppdragsgiver kan kontakte ved spørsmål under testing. Kunde vil teste scenarioene nedenfor med demobruker. I tillegg til demobruker skal leverandør som en del av evaluering presentere sin løsning. I evalueringsfasen vil leverandør bli kontaktet av kunde, og det vil bli avtalt et teamsmøte hvor presentasjonen vil finne sted. Leverandør må kunne stille i teamsmøtet på få dagers varsel. Leverandør skal demonstrere følgende: Scenario 1 – KGV: Demonstrasjonen skal vise en sammenhengende prosess som omfatter: opprettelse av konkurranse etter FOA del III med: Kvalifikasjonskrav ESPD Minstekrav Tildelingskriterier Vedlegg utfylling av eForms og kunngjøring (ref: krav 24 i kravskjema) håndtere informasjonsmelding og spørsmål og svar (ref: krav 27 i kravskjema) håndtere/kunngjøre endring av konkurransegrunnlag (ref: krav 54 i kravskjema) mottak og håndtering av tilbud evalueringstøtte (ref: krav 50 i kravskjema) Vis en varsling pr. epost om en sentral hendelse (ref: kav 13 i kravskjema) lage tildelingsbrev med egne tilpasninger, samt meddele leverandører om beslutning, og vise hvordan en omgjør en tildelingsbeslutning i systemet (ref: krav 45 og 56 i kravskjema) signering av kontrakt (ref: krav 17 i kravskjema) anskaffelsesprotokoll (ref: krav 40 i kravskjema) Scenario 2 – KAV: Demonstrasjonen skal vise følgende: Automatisk opprettelse av avtale i KAV fra en anskaffelse (ref: krav 47 i kravskjema) to-veiskommunikasjon med leverandør ifht. en kontrakt (ref. krav 60 i kravskjema) Vise avtaleleser og styring av dokument og opplysninger (ref. krav 62 i kravskjema) Scenarioe 3: Demonstrasjon av følgende: Personlig dashboard (ref. krav 22 i kravskjema) Rapportfunksjonalitet (ref. krav 66 i kravskjema) Hvordan tilgangsstyringen fungerer (ref. krav 1 i kravskjema)

Evalueringsmetode

Ved evaluering vil det bli gjort en innkjøpsfaglig samlet vurdering av tilbudte løsning. Tildelingskriteriet evalueres på grunnlag av demotesting og leverandørens presentasjon av angitte scenarioer. Evaluering av tildelingskriteriet gjøres som en totalvurdering av tilbudte løsnings funksjonaliteter og opplevd brukervennlighet ved testing av løsningen og presentasjon av løsningen. Herunder vil en vektlegge følgende: * hvor oversiktlig de ulike funksjonalitetene oppleves * hvor enkel løsningen er/oppleves mtp. konfigurerbarhet/tilpasningsmuligheter * hvor intuitiv løsningen oppleves, med logisk og oversiktlig arbeidsflyt * hvordan løsningen understøtter effektive arbeidsprosesser * hvor god brukeropplevelse en har mtp brukervennlighet og funksjonaliteter * hvor oversiktlig dashboardet oppleves og hvor mye informasjon løsningen gir på en oversiktlig måte * hvor gode rapporteringsmulighetene er, og hvor enkle de er å bruke * hvor enkel tilgangsstyringen er å benytte, og hvor fleksibel den er Beste løsning tildeles høyeste poengscore (10). Øvrige løsninger tildeles poengscore forholdsmessig ut fra beste løsning. Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

Utvikling og samarbeid

10%

Beskrivelse

Leverandør skal beskrive hvordan: innmelding av forbedrings- og utviklingsforslag fra kunden skal foregå i avtaleperioden behandling, prioritering og tilbakemelding på slike forslag skal foregå i avtaleperioden kunden gis innsyn i status, vurdering og beslutninger jfm. endringsmeldinger, forbedringsforslag osv. kundens mulighet til å påvirke videreutvikling av standardløsningen uten at dette anses som kundespesifikk spesialtilpasning. Besvarelsen skal være på maks 2 A4-sider. Besvarelsen skal ikke inneholde forside eller innholdsfortegnelse. Eventuelle sider etter side 2 vil ikke bli vurdert. Eventuelle lenker og lignende i besvarelsen vil ikke bli vurdert.

Evalueringsmetode

Dette tildelingskriteriet vurderes ut fra leverandørs beskrivelse av tildelingskriteriet Det vil bli foretatt en innkjøpsfaglig vurdering av beskrevet løsning, herunder hvor godt den tilbudte prosessen understøtter kundens reelle medvirkning i videreutvikling av standardløsningen. Det vil særlig bli lagt vekt på: * hvor enkel innmeldingsprosessen av forbedrings- og utviklingsforslag er for kunde * hvor oversiktlig prosessen er for behandling, vurdering, prioritering og tilbakemelding av forslag * hvor transparent prosessen er mtp. status, vurdering og beslutninger jfm. endringsmeldinger, forbedringsforslag osv. * om kunden får reell og dokumenterbar påvirkningsmulighet Beste løsning tildeles høyeste poengscore (10). Øvrige løsninger tildeles poengscore forholdsmessig ut fra beste løsning. Leverandørens samlede poengscore for dette tildelingskriteriet vektes med tildelingskriteriets vektingsprosent.

Se hele utlysningen