Anbudsoversikt for ERP-system til fylkeskommunene Rogaland og Trøndelag (prekvalifiseringsfase)
Utgått
Konkurransen er utgått uten at vinner er annonsert.
Brief
Programvare - Data og analyse
Rogaland og Trøndelag fylkeskommuner trenger kompetanse innen ERP-systemer for å levere nye økonomisystemer i Rogaland og Trøndelag over 8 år. Det skal leveres separate ERP-løsninger for hver fylkeskommune med egne databaser og teknisk drift. To viktige formelle krav er at leverandøren må ha et dokumentert kvalitetsledelsessystem og erfaring fra lignende leveranser. Anbudets vekting er 36% for funksjonell og teknisk løsning, 26% for forvaltning, 23% for etablering, og 15% for totale kostnader.
Slipp å lese og skrive alt selv, la Cobrief gjøre det for deg!
Oppdragsgiver for anskaffelsen er Rogaland og Trøndelag fylkeskommuner. Begge fylkeskommunene har i dag Unit4 som sitt økonomisystem, der avtalene utgår i 2026. Det skal derfor i løpet av 2024/2025 anskaffes nytt ERP-system for de to fylkeskommunene for implementering i 2025. Det skal være egen løsning for hver av de fylkeskommunene, med egne databaser og egen teknisk drift. Anskaffelsen blir gjort for begge fylkeskommunene samlet, med samme kravspesifikasjon, men det vil bli signert to separate avtaler for henholdsvis Rogaland og Trøndelag. Det er en overordnet målsetting at nytt ERP-system skal tre i kraft 01.01.26 i begge fylkeskommunene.
Hovedtrekk i prosedyren
Oppdragsgiver for anskaffelsen er Rogaland og Trøndelag fylkeskommuner. Begge fylkeskommunene har i dag Unit4 som sitt økonomisystem, der avtalene utgår i 2026. Det skal derfor i løpet av 2024/2025 anskaffes nytt ERP-system for de to fylkeskommunene for implementering i 2025. Det skal være egen løsning for hver av de fylkeskommunene, med egne databaser og egen teknisk drift. Anskaffelsen blir gjort for begge fylkeskommunene samlet, med samme kravspesifikasjon, men det vil bli signert to separate avtaler for henholdsvis Rogaland og Trøndelag. Det er en overordnet målsetting at nytt ERP-system skal tre i kraft 01.01.26 i begge fylkeskommunene.
Tildelingskriterium 1
Tilbudt funksjonell og teknisk løsning Under dette kriteriet vil alle evaluerings kravene knyttet til løsningens funksjonelle og tekniske krav i kravspesifikasjonen inngå i ett eller flere av følgende krav områder: - Overordnede krav - Økonomi, regnskap, e-handel
- Lønn, reise - Tekniske krav
- Måloppnåelse og gevinster - Sikkerhet og personvern
Tildelingskriterium 2
Forvaltning Oppdragsgiver vil evaluere beskrivelse av hvordan leverandør og løsning oppfyller krav knyttet til forvalting og tjenestenivå.
Tildelingskriterium 3
Etablering Med etablering menes leverandørens plan for tilrettelegging, innføring og prosjektgjennomføring frem til ordinær idriftsettelse. Oppdragsgiver vil evaluere beskrivelse av hvordan leverandør og løsning oppfyller krav knyttet til etablering.
For alt tilbudt nøkkelpersonell, skal det leveres CV som minimum må inneholde personalia, utdanning, relevante kurs og tidsangivelse av relevant erfaring. CV bør ikke overstige 3 A4 sider.
Tildelingskriterium 4
Totale kostnader Evaluering av totale kostnader over 8 år. Kostnader som skal prises inn i tilbudet fremkommer fra SSA-L Bilag 6b – Prisskjema, samt eventuelle kostnader som fremkommer i SSA-L Bilag 6a. Eksempler på kostnader som vil bli tatt med i evaluering: • Systemkostnader/løpende tjeneste (lisenser)
• Etablering, design, implementering og opplæring.
• Ressurspådrag fra oppdragsgiver ekskl. opplæringstimer
• Nødvendige integrasjoner
• Konvertering/migrering
• Forvaltning i avtaleperioden inkludert ressurspådrag fra oppdragsgiver
• Timepriser for tjenester
Beskrivelsene under tildelingskriterium «Totale kostnader» er ikke uttømmende. Også andre moment, som naturlig vil kunne tolkes inn, kan bli gjenstand for evaluering. Alle priselementer vil være gjenstand for forhandling.
Oppdragsgiverne forbeholder seg retten til å prise inn alle leverandørens forbehold separat, som blir en del av evalueringen på tildelingskriterium «Totale kostnader».
Kvalifikasjonskrav 1
Leverandøren skal ha finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste 3 årene. Dersom årsregnskapet for fjoråret ikke er ferdigstilt ved tilbudsfristens utløp for denne konkurransen skal det i tillegg vedlegges foreløpig årsregnskap for fjoråret.
Dersom det foreligger grunner som gjør at det ikke kan vedlegges foreløpig årsregnskap, skal leverandøren dokumentere finansiell annen egnet måte.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å foreta en kredittvurdering fra Experian.
Finansiell styrke vurderes i forhold til omsetning, resultatgrad, soliditet og likviditet.
For norske leverandører henter oppdragsgiver reviderte årsregnskap fra Brønnøysundregisteret. De norske leverandørene skal derfor ikke levere reviderte årsregnskap.
Minstekrav til kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav 2
Leverandøren skal ha et dokumentert kvalitetsledelsessystem. En beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Dersom leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat.
Minstekrav til kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav 3
Leverandøren skal ha et dokumentert miljøledelsessystem. En beskrivelse av leverandørens miljøsystem. Dersom leverandøren er sertifisert av et offentlig sertifiseringsorgan (EMAS, Miljøfyrtårn, ISO 14001, eller annet anerkjent miljøledelsessystem/standard) er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat.
Minstekrav til kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav 4
Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Skatteattest ikke eldre enn seks måneder regnet fra søknadsfristen. Med skatteattest menes: For norske leverandører:
• Attest for skatt og merverdiavgift utstedt av skattekontoret via Altinn
For utenlandske leverandører:
• Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige.
Kvalifikasjonskrav 5
Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Norske leverandører: • Firmaattest. For norske leverandører henter oppdragsgiver firmaattest fra Brønnøysundregisteret. De norske leverandørene skal derfor ikke levere firmaattest.
Utenlandske leverandører:
• Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.
Kvalifikasjonskrav 6
Leverandøren skal ha gjennomføringsevne til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal ha god erfaring fra leveranser med lignende kompleksitet og omfang. I vurderingen av erfaring med leveranser med lignende kompleksitet og omfang vil leveranser til det fylkeskommunale og kommunale marked vurderes som særlig relevant. Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten, herunder: • en beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke og antallet medarbeidere i ledelsen i løpet av de siste tre årene;
• en beskrivelse av redskaper, materiell og teknisk utstyr som leverandøren råder over til å utføre kontrakten;
• en beskrivelse av hvor stor del av kontrakten som leverandøren vurderer å sette bort til underleverandører.
Minstekrav til kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav 7
Leverandøren skal ha god erfaring fra leveranser med lignende kompleksitet og omfang. I vurderingen av erfaring med leveranser med lignende kompleksitet og omfang vil leveranser til det fylkeskommunale og kommunale marked vurderes som særlig relevant. En beskrivelse av (minimum 1 og maksimum 3) de mest relevante oppdragene fra leverandør i løpet av de 5 siste årene. Beskrivelsen skal som minimum inneholde:
• Beskrivelse av leveransen, fra oppstart til avslutning.
• Tidspunkt for gjennomføring.
• Omfang av leveranse i beløp.
Leverandøren bes dokumentere oppfyllelse ved å fylle ut den vedlagte malen for referansebeskrivelser.
Minstekrav til kvalifikasjonskrav