Anbudsoversikt for Møbler og inventar - Troms fylkeskommune
Brief
Kontormøbler og -utstyr
Troms fylkeskommune trenger møbler og inventar for kontor- og skoleinnredning gjennom en rammeavtale over 4 år, med en estimert årlig verdi på 15 millioner kroner og en maksimal totalverdi på 75 millioner kroner. Avtalen inkluderer levering, montering, flytting, garantier, reparasjon, samt rådgivning for bedre romutnyttelse og gjenbruk av eldre innredning. Leveransen skal skje i Troms og Finnmark. Tildelingskriteriene er kvalitet (50%), pris (30%), og miljø (20%). Kvalifikasjonskrav inkluderer dokumentasjon av erfaring med tre referanseprosjekter fra de siste fem årene, samt ISO 9001 og ISO 14001 sertifiseringer for kvalitetssikring og miljøledelse.
Slipp å lese og skrive alt selv, la Cobrief gjøre det for deg!
Oppdragsgiver for denne anskaffelsen er Troms fylkeskommune. Troms fylkeskommune (heretter kalt oppdragsgiver) arbeider for at hele regionen vil være et attraktivt og godt sted å bo, arbeide og leve i, og at det også vil være et trivelig og spennende reisemål. Økt verdiskaping og bærekraftig utvikling er nøkkelord i denne sammenheng.
Fylkeskommunen har bl.a. ansvaret for regional utvikling, videregående utdanning, fylkesveier og offentlig transport inklusiv skoleskyss, offentlig tannhelsetjeneste, kulturminnevern, fylkesbibliotek, friluftsliv, fordeling av tippemidler og støtte til næringslivet.
Eventuelle spørsmål skal rettes skriftlig i kommunikasjonsmodul i Mercell.
For mer informasjon om oppdragsgiver, se www.tromsfylke.no.
Hovedtrekk i prosedyren
Formålet med denne rammeavtalen er å dekke Oppdragsgivers behov for kontor- og skoleinnredning. Rammeavtalen skal også dekke levering, montering, flytting, garantier og reparasjon av varene som leveres, demontering/montering og flytting av eksisterende møbler og kontor/skoleinnredning, og rådgivning knyttet til bedre rom-utnyttelse og gjenbruk av eldre kontor/skoleinnredning, møbler og inventar som Oppdragsgiver eier fra tidligere.
Rammeavtalen har en varighet på 2 år, regnet fra tidspunkt for signering av kontrakt. Oppdragsgiver har mulighet til forlengelse av rammeavtalene med inntil 2 år, 1 år av gangen. Maksimal avtalelengde er 4 år.
Estimert vil omfanget på avtalen være 15 millioner årlig for TFK, med en maks ramme på 75 millioner kroner for avtaleperioden for å ivareta eventuelle større prosjekter. Oppdragsgiver ønsker å påpeke stor usikkerhet knyttet til verdien av rammeavtalen. Politiske føringer kan endre omfanget av utbyggings/renoverings prosjekter på kort og lang sikt. Leverandøren må derfor være klar over at bruken av avtalen kan bli betydelig mindre enn rammen.
Tildelingskriterium 1
Kvalitet Under dette kriteriet vurderes: Testprodukter
- Kvalitet på prøvemøbler
- Service og metode
- Optimalisering
Tildelingskriterium 2
Pris Under dette kriteriet vurderes: - Skjulte handlekurver
Tildelingskriterium 3
Miljø - utslippsfri transport Under dette kriteriet vurderes andelen leveringssteder på kontrakten som skal gjennomføres med kjøretøy på elektrisitet, hydrogen eller biogass.
Tildelingskriterium 4
Miljømerkede produkter Under dette kriteriet vurderes produkter som leveres med tredjeparts verifiserte miljømerker type I iht. ISO 14024, som Svanemerket/Nordic Swan Ecolabel, EU Ecolab, Blå Engel/BlaueÄngel, Svensk Möbelfakta og FEMB level 3. Miljømerker som ikke er tredjepartsverifisert, miljømerker som ikke er relevante eller merker som baserer seg på egenerklæringer får ikke uttelling.
Hele produktet må være miljømerket. Det godkjennes om
produkter i samme serie har avvik på lengde, bredde, dybde og høyde, men materialer og overflate må være lik det som er beskrevet i konkurransedokumentene.
Det er kun de produktene som tilbys med miljømerke utover de produktene hvor det er satt krav til miljømerke, som vil gi positiv uttelling.
Tildelingskriterium 5
Unntaksbestemmelse Det er i denne anskaffelsen vurdert som klart at bruk av minstekrav i kravspesifikasjonen vil gi en bedre klima- og miljøeffekt enn man oppnår ved å vekte klima og miljø med 30 %. Basert på markedskartlegging inkludert markedsdialoger vurderes det at markedet er modent for å sette minstekrav til klima og miljø knyttet til produkter og tjenester i denne anskaffelsen av møbel og inventar.
Det er satt en rekke minstekrav i anskaffelsens kravspesifikasjon som vil gi klima- og miljøeffekt ved krav til blant annet høy kvalitet, miljømerking, fravær av helse- og miljøfarlige stoffer, utslippsfrie kjøretøy, brukte møbler, reparasjon og oppussing av møbler, mm. Det vises til Vedlegg 1 – Kravspesifikasjonen, punkt 4.3-4.8 under «Krav til produkter» og punkt 5.1-5.12 under «Krav til miljø» for mer informasjon. Ved å stille disse kravene vil en sikre seg at de blir oppfylt, fremfor å sette det som et evalueringskrav hvor en ikke vil være sikker på om det gir samme uttelling.
Ved å stille kravene som minstekrav i kravspesifikasjonen vil det etter oppdragsgivers vurdering klart gi en bedre klima- og miljøeffekt enn alene å vekte tildelingskriteriet miljø med 30 %.
Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver har valgt, selv om vilkårene for å erstatte tildelingskriterier med krav er vurdert oppfylt, å ha med to kriterier relatert til miljø som i sum utgjør 20% vekt. Oppdragsgiver ønsker å stimulere til ytterligere utvikling i markedet for å kunne generere enda flere gunstige klima- og miljøeffekter.
Kvalifikasjonskrav 1
Attest for skatt og merverdiavgift Krav: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling. Dokumentasjonskrav: Attest for skatt og merverdiavgift. Attesten skal ikke være eldre enn seks måneder regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Leverandører fra andre EØS-land, land omfattet av GPA-avtalen eller frihandelsavtale med EFTA/Norge skal vedlegge tilsvarende attester eller annen lovbestemt dokumentasjon fra tilsvarende myndighet i det land tilbyder har sitt hovedsete. Minstekrav til kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav 2
Økonomisk og finansiell kapasitet Krav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav: Det skal ikke fremlegges årsregnskap. Oppdragsgiver vil innhente opplysninger om leverandørens økonomiske og finansielle stilling gjennom Proff (www.proff.no). Leverandøren plikter å påse at denne informasjon er tilgjengelig på nettstedet. Dersom dette ikke er tilfelle, skal tilbudet vedlegges foretakets siste to årsregnskap med årsberetning. Firma som ikke selv oppfyller kravene kan vedlegge garanti fra eks. morsselskap/datterselskaper. Eventuell garantiforpliktelse må foreligge i tilbudet og kan ikke ettersendes. Der leverandør har gyldige grunner til ikke å ha ovennevnte dokumentasjon tilgjengelig kan han godgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har en slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres Minstekrav til kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav 3
Kvalitetsikringsssystem Krav: Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem tilpasset leveransens kompleksitet, risiko og målsetting. Dokumentasjonskrav: En beskrivelse av leverandørens metoder for kvalitetssikring. Hvis leverandøren er sertifisert i henhold til ISO 9001 eller tilsvarende kvalitetssikringssertifiseringer, er det tilstrekkelig å legge ved kopi av gyldig sertifikat.
Minstekrav til kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav 4
Miljøledelsesystem Krav: Leverandøren skal ha et 3. parts sertifisert miljøledelsesystem eller -standard. Dokumentasjonskrav: Dette kan dokumenteres med en attest for EMAS sertifisering, ISO 14001 sertifisering, Miljøfyrtårn eller tilsvarende attester utstedt av organer i andre EØS stater. Minstekrav til kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav 5
Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav: Leverandør skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert og være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i medlemsstaten som leverandøren er etablert i. Dokumentasjonskrav: Tilbyder skal dokumentere dette ved å fremlegge dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i faglig register, handelsregister ellet annet foretaksregister som forskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert.
Kvalifikasjonskrav 6
Erfaring fra tilsvarende oppdrag Krav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig erfaring av relevant art og vanskelighetsgrad fra tidligere oppdrag. Med dette menes erfaring med kunder med mange leveringssteder og stor geografisk spredning. Dokumentasjon: Leverandør skal dokumentere relevant erfaring ved å fremlegge tre(3) referanser for lignende avtaler fra de siste fem årene regnet fra tilbudsfristen. Oppdragsgivere skal spesifiseres med kontaktinformasjon. Leverandøren kan dokumentere erfaringen ved å vise til kompetanse til personell han råder over og kan benytte til dette oppdraget, selv om erfaringen er opparbeidet mens personellet har utført tjeneste for en annen leverandør. Minstekrav til kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskrav 7
Kapasitet og gjennomføringsevne Krav: Leverandøren skal ha god kapasitet sett i forhold til rammeavtalens omfang og karakter. Dokumentasjonskrav: 1. Skriftlig beskrivelse av relevant personell leverandøren disponerer over til oppfyllelse av avtalen i alle etterspurte roller. Beskrivelsen kan inkludere personell fra underleverandører. 2. Organisasjonsplan for oppdraget som viser tilbud personell i de ulike nøkkelposisjonene i kontrakten, med ansvar og roller. Minstekrav til kvalifikasjonskrav