Konkurransen er utgått uten at vinner er annonsert.
Brief
Programvare - Data og analyse
Bir AS trenger et nytt forretningssystem for å erstatte det eksisterende ISY Proaktiv, som en del av en større digital transformasjon. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurransepreget dialog med en maksimal totalverdi på 35 millioner kroner. Systemet skal støtte kjerneprosesser som kunde- og tjenestehåndtering, og integreres med nasjonale felleskomponenter. Leverandørene må demonstrere erfaring med implementering av standard forretningssystemer og prosessautomasjon, samt ha kapasitet til å dekke prosjektets tekniske og funksjonelle behov. Kvalifikasjonskrav inkluderer dokumentasjon av minst to referanseprosjekter som viser erfaring med leveranse av virksomhetskritiske systemer og bruk av felleskomponenter. Tildelingskriteriene vil fokusere på det beste forholdet mellom pris og kvalitet, med vekt på teknologisk relevans og evne til å møte oppdragsgivers behov.
Slipp å lese og skrive alt selv, la Cobrief gjøre det for deg!
BIR og ReIT står midt i en omfattende digital transformasjon for å styrke kontrollen i hele verdikjeden – fra kundehåndtering til ressursutnyttelse og avfallshåndtering. Et sentralt steg i denne prosessen er anskaffelsen av et nytt forretningssystem som skal erstatte dagens løsning, ISY Proaktiv, som har vært i bruk i en årrekke. ISY Proaktiv har hatt flere CRM-lignende funksjoner for renovasjonsbransjen, men flere av systemets funksjoner og databehandlingsprosesser vurderes nå som mer hensiktsmessige å håndtere i en kombinasjon av en moderne dataplattform og andre systemer. I tillegg har markedet for bransjespesifikke løsninger vært dominert av få aktører, noe som har ført til begrenset innovasjon og utvikling over tid. Gjennom denne anskaffelsen ønsker BIR og ReIT å utforske et bredere spekter av løsninger og åpne opp for flere leverandører enn de som tradisjonelt har levert til bransjen. Selv om renovasjon har enkelte særegne behov – som integrasjon med den nasjonale matrikkelen – ser vi at mange av kjerneprosessene kan håndteres av standardiserte CRM- og ERP-systemer. For å teste dette, vil vi gjennomføre en Proof of Concept (PoC) der tilbydere får mulighet til å demonstrere hvordan eksisterende hyllevareløsninger kan støtte våre prosesser og krav. Vår antakelse er at kundeoppfølging og generelle servicetjenester allerede er en del av disse systemene, og at vi kan tilpasse våre prosesser til en standardisert løsning. Selv om dette første steget fokuserer på å erstatte dagens kundesystem, er anskaffelsen en del av en større strategisk satsing. Målet er å bygge en helhetlig, datadrevet virksomhetsmodell der moderne teknologi legger grunnlaget for en mer effektiv og innovativ drift.
Hovedtrekk i prosedyren
Anskaffelsen gjennomføres som en konkurransepreget dialog. Den første fasen kalles kvalifiseringsfasen, som vil ende i at maksimalt tre kvalifiserte kandidater inviteres til å delta i dialogen. For kvalifikasjonskrav, kriterier for kvalitativ utvelgelse og annen informasjon om denne fasen, vises det til B2 - Kvalifiseringsfase. Som forklart i B3 – Anbuds- og dialogfasen, vil kandidatene samarbeide med Oppdragsgiver og deres konsulenter for å identifisere løsningen eller løsningene som kan møte Oppdragsgivers behov, og avklare hva leverandørene kan tilby av tekniske, økonomiske og juridiske løsninger. Kandidatene vil bli kompensert for sin deltakelse som regulert i B3 – Anbuds- og dialogfasen. Når dialogen er avsluttet, vil kandidatene bli invitert til å inngi endelig tilbud.
Tildelingskriterium 1
Totale prosjektkostnader Kontrakten vil bli tildelt det tilbudet med det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Vektintervallene er nå brede og vil bli innsnevret når endelig konkurransegrunnlag legges frem ved avslutningen av dialogfasen. Det samme gjelder for videre veiledning om hva som vil bli vurdert etter kriteriene, som også vil være gjenstand for drøfting i dialogen. Årsaken er at de tekniske spesifikasjonene, kontraktsvilkårene osv. ikke er fastsatt. Etter kundens vurdering representerer bruken av intervaller og muligheten for å legge til flere detaljer eller underkriterier en nødvendig fleksibilitet. Mer presise kriterier kan virke mot sin hensikt når det gjelder å oppnå målene for dialogen. Dersom det er noen innvendinger eller spørsmål vedrørende lovligheten av denne tilnærmingen, bør disse kommuniseres til kunden så raskt som mulig.
Tildelingskriterium 2
Kvalitet Kontrakten vil bli tildelt det tilbudet med det beste forholdet mellom pris og kvalitet. Vektintervallene er nå brede og vil bli innsnevret når endelig konkurransegrunnlag legges frem ved avslutningen av dialogfasen. Det samme gjelder for videre veiledning om hva som vil bli vurdert etter kriteriene, som også vil være gjenstand for drøfting i dialogen. Årsaken er at de tekniske spesifikasjonene, kontraktsvilkårene osv. ikke er fastsatt. Etter kundens vurdering representerer bruken av intervaller og muligheten for å legge til flere detaljer eller underkriterier en nødvendig fleksibilitet. Mer presise kriterier kan virke mot sin hensikt når det gjelder å oppnå målene for dialogen. Dersom det er noen innvendinger eller spørsmål vedrørende lovligheten av denne tilnærmingen, bør disse kommuniseres til kunden så raskt som mulig.
Kvalifikasjonskrav 1
Egenkapital og omsetning Kvalifikasjon Søker må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten. Ved vurderingen av om Søker, med relevante støtteselskaper, samlet kan anses å ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet, må følgende krav være oppfylt: • Egenkapitalen til den aktuelle virksomheten(e) (samlet verdi av eiendeler minus samlet verdi av forpliktelser) må utgjøre minst 3 millioner kroner for hvert av de to foregående regnskapsårene. • Den aktuelle virksomheten(e) må ha en årlig omsetning på minimum 100 millioner kroner for hvert av de to foregående regnskapsårene. Når en leverandør er avhengig av kapasiteten til andre enheter med hensyn til disse kravene, krever Oppdragsgiver at leverandøren og disse enhetene er solidarisk ansvarlige for utførelsen av kontrakten. I tillegg vil oppdragsgiver utføre en kreditt vurdering av søkerne ved hjelp av D&B etter mottatt søknad. Søkerne må oppnå minimum A på kredittvurderingen. Dokumentasjon Årsregnskap eller relevante utdrag fra årsregnskapet for hvert av de to foregående regnskapsårene (2023 og 2022).
Kvalifikasjonskrav 2
Skatter og avgifter Kvalifikasjon Søker må være ajour med betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Ved felles deltakelse, eller avhengighet av støtteselskaper, skal hvert selskap oppfylle kravet. Dokumentasjon Norske selskaper: Skatteattest, ikke eldre enn seks måneder (gjelder norske søkere). Utenlandske selskaper: Det må fremlegges et sertifikat utstedt av et kompetent organ i selskapets hjemland eller landet der selskapet er etablert, som viser at selskapet har oppfylt sine forpliktelser til å betale skatter, avgifter og trygdeavgifter. Dersom selskapets hjemland ikke utsteder slike attester, kan de erstattes av en erklæring fra en rettslig eller administrativ myndighet i hjemlandet eller gjeldende bostedsland.
Kvalifikasjonskrav 3
Utvalgskriteria - Relevant erfaring Kriterium Oppdragsgiver vil evaluere søkerens tekniske ekspertise og gjennomføringsevne basert på relevante referanseprosjekter. Hovedfokus vil være på teknologisk og operasjonell relevans, herunder: • Erfaring med leveranse av systemer som understøtter kunde- og tjenestehåndtering, herunder selvbetjening, saksbehandling og abonnementsforvaltning. • Erfaring med prosessautomasjon knyttet til kundeoppfølging, fakturering og digital samhandling. • Erfaring med bruk av nasjonale felleskomponenter, som Statens kartverk, Digitaliseringsdirektoratet (DigDir) og KS. • Erfaring med hyllevareteknologi til å løse forretningsbehov. • Erfaring med kunstig intelligens (KI) for prosessautomatisering. • Erfaring med masterdata. • Erfaring med hendelsesdrevet arkitektur for fleksibel og skalerbar systemintegrasjon. Sekundært fokus vil være på sektorbasert erfaring, herunder: • Erfaring med leveranse av løsninger til logistikk og transport. • Erfaring med ruteoptimalisering og ressursstyring. • Leveranse av forretningssystemer til offentlig tjenesteyting. • Leveranse av systemer til produksjon og ressursforvaltning. • Leveranse av løsninger til avfalls- og gjenvinningsbransjen. Det ideelle referanseprosjekt er et som tilsvarer Oppdragsgiver sitt prosjekt. Søkere bør derfor forsøke å demonstrere erfaring som i sum dekker alle eller de fleste av de viktige og komplekse faktorene som finnes i Oppdragsgiver sitt prosjekt. Merknad Søkeren kan vise til referanseprosjekter utført av (et av) de foretakene som utgjør søkeren, eller av et støtteselskap. For Søkere som består av mer enn ett selskap bør utvelgelsen av referanseprosjekter fra de ulike involverte foretakene baseres på veiledningen ovenfor. Dokumentasjon Maksimalt tre (3) referanseprosjekter vil bli vurdert. Referanseprosjekt(er) som sendes inn som svar på kvalifikasjonskravet i 4.3 kan inkluderes i denne besvarelsen. Presentasjon av referanseprosjekt(er) som viser oppfyllelse av utvelgelseskriteriet, bør inkludere alle relevante fakta og forhold. (maks fem A4-sider per referanseprosjekt) Kun arbeid utført innen fem (5) år regnet fra søknadsfristen vil bli vurdert. Ved pågående referanser (dvs. system som ennå ikke er i drift), må den nåværende statusen for arbeidet beskrives, og kun arbeid som er ferdigstilt før søknadsfristen vil bli vurdert.
Kvalifikasjonskrav 4
Utvalgskriteria - Foreslåtte systemer og teknologier Kriterium Oppdragsgiver vil evaluere kandidatenes foreslåtte systemer og teknologi, med vekt på løsningens evne til å dekke de funksjonelle behovene beskrevet i konkurransegrunnlaget. Evalueringen vil fokusere på følgende: Arkitektur og integrasjonsevne: • Funksjonell bredde i systemet og plattformen, samt evne til å støtte kjerneprosesser. • Støtte for hendelsesdrevet arkitektur (Event-Driven Architecture, EDA). • Funksjonell bredde i åpne API-er (toveis og generiske integrasjoner). • Evne til skalerbarhet – tilpasning til fremtidige behov og utvidelser. • Muligheter for bruk av low-code/no-code utvikling mot løsningen og plattformen • Automatisering av oppgaver og muligheter for kunstig intelligens (KI) og. Brukervennlighet og drift: • Brukervennlighet– moderne grensesnitt, selvbetjeningsmuligheter. • Konfigurerbarhet og administrativ fleksibilitet – i hvilken grad løsningen lar kunden selv tilpasse og administrere sentrale forretningsregler, inkludert prismodeller, tjenestestruktur og andre virksomhetsspesifikke innstillinger, uten behov for leverandørbistand. • Funksjonalitet for kunde- og tjenestehåndtering, inkludert saksbehandling og abonnementsforvaltning. • Modenhetstilstand av løsningen og plattformen. Sekundære faktorer: • System/plattform levert med tilknytning til logistikk og ruteoptimalisering. • System/plattform levert med tilknytning til offentlig tjenesteyting. • System/plattform levert med tilknytning til avfallsbransjen. • System/plattform levert med tilknytning til produksjon. Dokumentasjon Leverandøren skal dokumentere hvordan foreslått system og plattform oppfyller vurderingskriteriene i avsnittet over. Maksimalt ti A4-sider
Kvalifikasjonskrav 5
Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjon Søker må være et lovlig etablert foretak (hvis ett selskap) eller bestå av individuelt lovlig etablerte foretak (hvis felles deltakelse). Dokumentasjon For norske selskaper: Attest fra Foretaksregisteret For utenlandske selskaper: Tilsvarende sertifikat for lovpålagt registrering i fagregisteret i landet der leverandøren er etablert
Kvalifikasjonskrav 6
Kvalitet Kvalifikasjon Søker (eller en relevant bedrift blant de som utgjør søkeren) skal ha et tilfredsstillende kvalitetssikringssystem som styrer hvordan virksomheten ivaretar kvalitet. Systemet må være gjenstand for regelmessige revisjoner. Søkeren kan ikke stole på støtteselskaper for å oppfylle kravet. Dokumentasjon Beskrivelse av Søkers kvalitetssikringssystem/styringssystem. Beskrivelsen behøver ikke vise at Søkerens system ville tilfredsstilt en offisiell sertifisering, men vise at systemet er tilpasset Søkers aktiviteter jamfør Oppdragsgivers behov. Kvalifikasjonskravet vil også anses oppfylt dersom Søkeren kan fremlegge attester utstedt av uavhengige organer som dokumentasjon for at Søkeren oppfyller anerkjente kvalitetssikringssystem eller - standarder. Det er i så fall ikke nødvendig å beskrive kvalitetssikringssystem.
Kvalifikasjonskrav 7
Erfaring med leveranse og implementering av forretningssystemer Bakgrunn For å sikre en vellykket implementering av et nytt forretningssystem, kreves det leverandører med solid erfaring innen digital transformasjon, implementering og tilpasning av standard forretningssystemer. Kvalifikasjonskrav Søker må ha erfaring fra 2 referanseprosjekt som inneholder følgende elementer: • Erfaring med leveranse av forretningssystemer for virksomhetskritiske prosesser: Leverandøren må ha erfaring med leveranse, implementering og tilpasning av forretningssystemer som håndterer virksomhetskritiske og komplekse prosesser, for eksempel innen kunde- og tjenestehåndtering, økonomistyring, ressursplanlegging eller logistikk. • Erfaring med bruk av felleskomponenter: Leverandøren må ha erfaring med integrasjon og bruk av offentlige eller private felleskomponenter eller tilsvarende løsninger, for eksempel registre og datatjenester fra offentlige myndigheter som Statens kartverk, Digitaliseringsdirektoratet (DigDir) eller KS (listen er ikke uttømmende). • Erfaring med bruk av hyllevareteknologi til å svare ut forretningsbehov: Leverandøren må ha erfaring med implementering, konfigurasjon eller integrasjon av standard forretningssystemer (hyllevare) for å dekke komplekse forretningsbehov. Dette inkluderer tilpasning av eksisterende løsninger for å møte virksomhetens krav uten omfattende spesialutvikling. Hvert referanseprosjekt behøver ikke å dekke alle momentene individuelt, men samlet må referanseprosjektene dekke alle momenter. Dokumentasjon Presentasjon av referanseprosjekt(er) som viser oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. Bør inkludere alle relevante fakta og omstendigheter. (maksimalt fem A4-sider per referanseprosjekt)
Kvalifikasjonskrav 8
Organisatorisk kapasitet og kompetanse Bakgrunn For å sikre en vellykket implementering av et nytt forretningssystem, må leverandøren ha prosjektlederkompetanse som tilrettelegger for effektiv ressursbruk, rettidige leveranser og nøyaktig rapportering for å nå milepæler og ønsket sluttilstand. Kvalifikasjon Søker må ha erfaring fra 2 referanseprosjekt som inneholder følgende elementer: • Erfaring med prosjektledelse av leveranser av tilsvarende omfang • Erfaring med fremdrifts- og økonomirapportering i prosjektgjennomføringen • Erfaring med prosjektmetodikk Kapasitet og kompetanse Søker må ha kapasitet til å gjennomføre prosjektets omfang, samt kompetanse til dekke prosjektets bredde og derigjennom alle tekniske krav og funksjonelle behov. Dokumentasjon Presentasjon av referanseprosjekt(er) som viser oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. Søker må dokumentere at de har nødvendig kompetanse innen relevante fagområder. (maksimalt fem A4-sider per referanseprosjekt)